„Jakmile se něco stane složitým, zjednodušte to. Nemůžete-li to zjednodušit, zrušte to," stojí v úvodu prezentace lektora projektového řízení Zdeňka Novotného. Citát, který odstartoval jeden z mnoha kurzů společnosti ICT Pro, zapadl do celého kontextu výuky, které jsem měla možnost se zúčastnit.
Lektor v úvodu upozornil na to, že jeho výklad bude holistický, a že se bude odrážet z jeho vlastních zkušeností, které získal v rámci řízení projektů v komerční, neziskové i ve veřejnosprávní sféře. Jednalo se o například projekty pro vývoj softwaru, implementaci nástrojů štíhlé výroby nebo změnové projekty v organizační struktuře a v personalistice. Projektovému řízení v praktické poradenské i metodické vzdělávací rovině se věnuje patnáctým rokem.
Doslova mě nadchlo přirovnání vedení projektu k výchově vlastního dítěte, a proto si ji pro krátkou ukázku z kurzu vypůjčím. Velmi dobře totiž vystihuje samotný přístup lektora, který je srozumitelný i pro začátečníka či laika v oblasti projektového řízení a problematika lépe představitelná.
Kroky a etapy životního cyklu projektu
Definování
Projekt je teprve v plenkách. Spolu s nápadem přichází jeho definování. A my jako jeho nositelé musíme dbát na to, abychom neselhali, protože projekt si to následně ponese po celou dobu. Obdobně jako batole, které chráníme, učíme a snažíme se ukázat v tom nejlepším světle.
Plánování
Původní plán nikdy nefunguje. Je třeba brát v potaz vysokou míru rizika, že úvodní myšlenka nebude ta správná. V obsáhlém souboru aktivit je třeba se domluvit a najít řešení, i když ne vždy to může být zcela snadné. Stejně jako s teenagerem, který má vlastní názor a považuje ho za ten nejsprávnější.
Samotné řízení
Víme, co děláme, ale cesta k finální podobě a představě je ještě dlouhá. Je nutné počítat s dílčími problémy, například ve formě financování. Doporučuje se nahlížet na všechny činnosti z různých úhlů, a za pomocí různých metrik. K této fázi můžeme přirovnat produktivní věk člověka.
Finalizace
S věkem přichází moudrost. Náš hotový produkt by měl mít takovou určitou hodnotu, abychom i v příštích projektech dokázali využít všeho, co jsme se během jeho tvorby naučili.
„Nevnímejte projekt jen tak, jak bude vypadat na konci, ale představte si ho jako rozpadlé pracovní balíky," připodobnil téma lektor. Svůj výklad doplnil debatou o tzv. ohraných projektových písničkách, které sám vypozoroval během svého působení v oboru. Analogie projektu s lidských životem (rozvojem dítěte v dospělého) tak pokračovala i nadále.
„Většinou to není jedináček," upozornil lektor s tím, že často chybí povědomí o paralelních projektech, a tím pádem vzniká „multiprojektový chaos". Aneb levá ruka neví, co dělá pravá. Je zapotřebí nejen dobrého plánu, ale také kvalitního managementu.
Další problémy se objevují především v autoritách. Ty musí být jasně definované, kdo je projektový manažer, kdo pod něj spadá, kdo a co dělá. Klíčové je rovněž určení priorit skládajících se hlavně ze tří veličin: čas, peníze, kvalita. Důležitou roli hrají informační toky, a způsoby, jakými se informace dostávají k zodpovědné osobě.
Během semináře účastníci řeší několik konkrétních případových studií, při nichž si uvědomí především podíl manažerského rozhodování při plánování projektu a při nastavování způsobu jeho řízení. Při dobrém úvodním nastavení pracovních činností a jejich vzájemných vazeb pak může nastoupit jako účinný pomocník dostupný projektový software.
V rámci otevřených kurzů projektového řízení se můžete v praktických úlohách setkat například s tématy rekonstrukce bytu nebo realizace kulturní akce, s nimiž má zkušenost každý bez ohledu na aktuální profesi. Naučíte se sestavovat síťové diagramy projektových činností, pracovat s časovými rezervami, zpracovávat analýzu rizik a formulovat krizové scénáře a plány.
Kurz pod vedením Zdeňka Novotného je jistě přínosným hlavně pro začátečníky v oblasti projektového řízení napříč všemi pozicemi. Lektor přizpůsobuje výuku podle složení účastníků a aplikuje teorii na konkrétní pracovní pozice nebo pracovní situace přítomných.
Zaujala vás ukázka z kurzu Moderní projektové řízení?
Zjistěte více na webu společnosti ICT Pro.
