Propojte zainteresované strany projektu
Lidé, kteří vás najali na určitý projekt, nemají rádi překvapení, zvláště pokud tato překvapení přinášejí špatné zprávy. Mohlo by zdát jako snazší udržet problém v tichosti a pokusit se jej nejprve řešit sami, ale co když se věci vymknou z rukou? Pak budete rozhodně muset svého šéfa navštívit.
Nejlepší bude, pokud v případě možných náznaků nesrovnalostí v projektu, zorganizujete rozhovor se zúčastněnými stranami, vysvětlíte situaci a představit svůj akční plán k řešení problému. Tímto způsobem můžete získat nejen souhlas vlastníka, ale můžete dokonce získat pomoc k urychlení procesu.
Ben Snyder, generální ředitel společnosti Systemation, doporučuje průběžně udržovat top management a další zúčastněné strany v povědomí o okolnostech dříve, než učiníte něco, co přesahuje předem stanovený postup.
Udržujte stálou komunikaci se svým týmem
Bez ohledu na to, jak dobře plánujete určitý projekt, není prakticky možné vytvořit plán, který dokonale splní všechny požadavky bez jediného zádrhelu. Vždy se může objevit řada okolností, které nejste schopni předvídat, nebo jim předem zabránit.
Podle Liz Helbockové, ředitelky společnosti Events.com, je naprosto nezbytné pochopit, že plány a priority projektů by se mohly, měly a musí změnit, což znamená, že je nutné být připraveni se s těmito situacemi vypořádat. Její radou je naučit se udržovat nepřetržitou komunikaci se svým týmem, aby tyto změny nezastihly nikoho nepřipraveného. Nejlepší metodou je udržovat pravidelnou frekvenci schůzek, e-mailů nebo chatu o průběžném stavu.
Mějte dílčí aktivity pod kontrolou
Cindy Calvin, zkušená marketingová projektová manažerka, věří, že průběžná kontrola dílčích aktivit vám dává možnost udržet kontrolu nad celým projektem. Tímto způsobem budete vždy vědět, jaké činnosti na projektu právě probíhají a kdo odpovídá za jejich pokrok. Podle jejích zkušeností není nikdy dobré opustit týmovou poradu bez definice sady akčních kroků a osob nebo týmů odpovědných za každou položku každého dílčího úkolu projektu. Je také důležité plánovat akce podle priorit vlastníka firmy, proto se u každé položky akce ujistěte, že vaše termíny jsou v souladu s milníky projektu.
Měli byste také vědět, jak odfiltrovat, co je pro úspěch vašeho projektu nebo jeho současný stav irelevantní. Bez ohledu na to, zda informace pocházejí od vašeho šéfa nebo člena vašeho týmu, musí existovat soubor požadavků a vstupů, které jednoduše nemají žádnou okamžitou hodnotu pro vaše cíle projektu.
Vyhrajte podporu vrcholového managementu
Bez silné podpory „nahoře“ se prostě snadno může stát, že vaše projekty nevyjdou podle plánu. Z tohoto důvodu Paul Naybour z Parallel Project Training navrhuje, aby projektový manažer komunikoval s vrcholovým managementem a získal jeho podporu.
Zkušení projektoví manažeři vědí, že vedení se příliš nezajímá o váš boj za dosažení určitého milníku, zejména pokud váš problém vyžaduje více finančních prostředků nebo jakoukoli změnu, která ovlivňuje jejich plány. Chcete-li tyto lidi získat na svou stranu, měli byste předložit své požadavky podpořené výhodami pro společnost, jako je růst zisku, postavení na trhu a příležitosti. Vztáhněte své požadavky na společnost, ne na svůj projekt.
Být lepším projektovým manažerem znamená každý den poučit se ze zkušeností vašich i ostatních lidí. Je to také cesta, která vede k osobním a profesionálním překážkám, z nichž byste měli učit a vytvářet přidanou hodnotu. Tyto rady jsou jen některé „směrovky“ o kterých byste měli vědět, a dále už je to jen na vás.
-bb-