Zásadním předpokladem úspěšné práce na projektech je odpovědnost všech účastníků počínaje manažerem projektu. Bez ní lze jen těžko očekávat dobrý konec. Zajištění odpovědnosti však není tak jednoduché, jak se může zdát. Členové projektových týmů jsou například často podřízenými různých manažerů. Projekty jsou také mnohdy brány jako nižší priorita než jejich každodenní pracovní povinnosti. Jak tedy zajistit odpovědnost za řízení projektů?
1. Stanovte si jasná očekávání
Nespoléhejte se jen na předpoklad, že všichni vědí, co se od nich očekává. Připravte písemný dokument s popisem odpovědností jednotlivých účastníků projektu. Zvažte potenciální problémy a konflikty, vymezte priority a jasně předem komunikujte svá očekávání všem zúčastněným stranám.
2. Sledujte postup projektu
Když nebudete vědět, jak se vám daří, nemůžete upravit případné problematické části projektu. Předem si proto stanovte zásadní milníky, kterých chcete dosáhnout v určitém čase. Mluvte s klíčovými členy projektového týmu, jak vnímají svůj pokrok. Jste-li pozadu, hledejte cesty, jak zrychlit. Kromě časového plánu je však zásadní sledovat také kvalitu doposud odvedené práce, náklady či úroveň poskytovaných služeb. Sbírejte proto zpětnou vazbu i od zákazníků.
3. Propojte práci na projektech s procesy řízení výkonnosti
Lidé se více soustředí na procesy, které jsou měřeny, a mohou tudíž viditelněji přispět k rozvoji jejich kariéry. Integrace s procesem řízení výkonnosti můžete dosáhnout následujícími způsoby:
-
Pravidelně – ideálně každý týden – zveřejňujte konkrétní měřítka a komunikujte o nich se členy týmu.
-
Spojte se s manažery jednotlivých členů týmu a zajistěte, aby plnění cílů projektů bylo součástí jejich hodnocení výkonnosti.
-
Ujistěte se, že členové týmu jasně chápou svou práci na vašem projektu v kontextu dalších projektů a každodenních povinností.
-
Jasně komunikujte hodnotu projektu směrem ke členům projektového týmu a také zbytku organizace.
-
Poskytujte nepřetržitou zpětnou vazbu.
-kk-