„Má práce je náročná, avšak naplňující. Stěží se ale naobědvám a už běžím řešit další telefonáty a mailing.“ Přemýšlíte podobně nad svým životem jako server The Daily Muse, který nedávno publikoval úvahu na toto téma? Pak věřte, že nejste tak zaneprázdnění, jak si myslíte. Proč?
Tak si to spočítejme. Všichni máme k dispozici 168 hodin týdně, abychom si je efektivně rozdělili dle potřeb. Takže jakmile se díváte na ostatní lidi, kteří jsou schopni udělat více než vy, je to jen proto, že jednoduše dokáží svůj čas řídit efektivněji.
Jedním z největších problémů je, že v podstatě netušíme, jak s naším vyměřeným časem nakládáme. Schválně si zkuste říci, kolik času jste naposledy strávili vařením, čtením knížky nebo pracovních emailů. Znáte konkrétní cifru? Jste si jistí, že to bylo skutečně tak dlouho? Všichni máme totiž sklony nad/podhodnocovat situace vztažené k žádoucímu sociálnímu vnímání nebo stávajícím emocím. Čtením knihy jste jistě nestrávili tolik času, jak si myslíte. A co teprve procházení pracovních emailů? Jen si to přiznejte.
Co byste si měli uvědomit dále?
1. Zanalyzujte svůj čas
Vaším úkolem je zjistit, kolik času skutečně vynaložíte na jednotlivé aktivity v průběhu každého dne. Existují mnohé aplikace, které vám pomohou zmapovat váš time management jednoduše pomocí dvou tlačítek – start a stop. Vyzkoušet můžete například Toggl nebo RescueTime. Zní to možná jako šílený nápad, ale je to velice efektivní cvičení, které vás, kromě odhalení zdrojů neefektivity, zároveň naučí, jak se soustředit na tu danou aktivitu vyhrazenou pro daný moment. Jaké aktivity brzdí vaší produktivitu v osobním i pracovním životě?
2. Co neuděláte vy, udělá někdo jiný
Vaším úkolem je vytvořit seznam vašich osobních „klíčových kompetencí“, které představují aktivity, do kterých se vám vyplatí investovat váš čas, protože jste v nich dobří nebo skrze ně můžete něčeho dosáhnout. Ostatní aktivity představují vaše neproduktivní slabé stránky, kterých byste se měli buď zbavit, minimalizovat je nebo outsourcovat. Vidíte ty vaše? Proč dělat něco, v čem nejste tak efektivní jako třeba váš kolega a naopak?
3. Zbavte se špatných návyků
Návyky utváří rutinu a také zlozvyky, kterých je potřeba si zbavit. Vaším úkolem je tyto negativní návyky identifikovat v rámci každodenního pozorování vašich rutin. Prokrastinace je také jedním z fenoménů, na které je třeba se zaměřit. Takže až příště budete na začátku pracovního dne surfovat na internetu namísto plnění pracovních úkolů, uvědomte si, proč tomu tak je. Není lepší si aktuální novinky přečíst po cestě do práce v mobilním telefonu a hned po příchodu se soustředit už jen na úkoly a telefon odložit?
Nezapomeňte, že času máme všichni stejně. Dokážeme s ním ale také všichni stejně disponovat?
-bn-