Podstata problému je vcelku jasná. Jde v zásadě o rozdíl mezi tím, co máte/kde jste, a tím, co byste chtěli/kde byste chtěli být. V praxi to znamená zjistit, co musíte udělat, čeho se musíte vzdát nebo čemu se vyhnout. Ve skutečnosti jsou ale pravé příčiny problému ukryty za mnoha jinými „zjevnými“ problémy, které je třeba nejprve odhalit… Znáte strategii „Pěti proč“? V japonských a postupně i západních organizacích je to již po mnoho let běžný přístup k řešení problémů. Japonští manažeři totiž věří, že zodpovězením pátého „proč?“ se dostanou do samotného jádra problému a tím i k jeho řešení. Neznáte tuto metodu? Pak o ní popřemýšlejte spolu se serverem Management Issues, který na toto téma nedávno publikoval článek.
Jak metodu využít?
1. Identifikujte jednotlivé problémy nebo otázky, kterým vaše organizace, oddělení nebo jiná jednotka čelí. Nejsou-li hned evidentní, jednoduše se poptejte.
2. Setřiďte problémy do skupin dle podobnosti a vylučte jejich duplicitu. Vytvořte si list s krátkými popisky avšak bez diskuze nad tématy.
3. Přisuďte v týmu hodnotu každého problému a určete tak pořadí, ve kterém je chcete začít řešit. Každý v týmu může problému přisoudit různou váhu například od 1 (nejpalčivější problém) až do 6 (zanedbatelný problém). Který z problémů se jeví jako nejtíživější? Zaměřte se na něj a začněte s prvním „proč?“:
„Proč se zvedl počet zákaznických stížností ohledně nového produktu?“ Nyní jste v první úrovni odpovědí. Zaznamenejte všechny odpovědi, které obdržíte, a vyberte jednu: „Protože se u něj vyskytují časté poruchy.“. Začněte se znovu ptát: „Proč se u něj často vyskytují poruchy?“ A jste v druhé úrovni odpovědí. Takto pokračujte až do páté úrovně. Nalezli jste řešení?
Pokud máte více času a chcete problém skutečně detailněji zanalyzovat, pak byste měli hledat příčiny za každou odpovědí a ptát se systematicky. Možná zjistíte, že více problémů má stejného jmenovatele. Nalezení skutečných příčin někdy zabere pět minut a jindy zase pět dní. Dříve nebo později však pomocí této metody objevíte příčinné souvislosti vašich problémů.
-bn-