Firmy na západě dnes běžně kontrolují a archivují e-maily, aby je mohly předložit v případných soudních sporech. Stále častěji však přikračují také k zaznamenávání obsahu instantní komunikace (IM) na pracovištích a blogů svých lidí. Přibývá sice firem, které instantní komunikaci zakazují, například finanční a makléřské společnosti však využívají tento kanál k rychlé komunikaci s klienty a zakázat jej nemohou.
Podobně je tomu i s blogy, ať už jsou umístěny na firemních stránkách nebo soukromých webech zaměstnanců. Mohou totiž být zdroji protiprávních sdělení týkajících se zaměstnavatele. Firmy by proto měly blogy svých lidí monitorovat a hlavně zavádět pravidla, co lze o firmě publikovat a co nikoli.
Stejně důležité je archivovat i data, která jsou veřejně dostupná na firemních webových stránkách. U případného soudu pak poslouží jako důkaz, co bylo v určitý den a hodinu na webu umístěno.
Jistý problém s sebou nesou i stále oblíbenější PDA. Pokud firmě chybí možnost synchronizace PDA všech zaměstnanců na jednom serveru, mohou jí unikat důležité e-maily a textové zprávy. Vyplatí se proto zavést pravidla pro používání těchto nástrojů a školit v tomto směru zaměstnance.
-kk-