Vedoucí firem se totiž až příliš často domnívali, že stačí nainstalovat a zavést do počítače zaměstnanců nejlepší vybrané řešení pro správu znalostí a ostatní půjde samo. Rozšiřování podnikových znalostí se však neodvíjí ani tak od funkčnosti těchto aplikací, jako spíše od způsobu, jakým se používají.
Softwarová řešení totiž obvykle napomohou k lepší výměně explicitních znalostí. Znalosti mají však mnoho podob a jednu z nich představují ty, které jsou uložené pouze v hlavách zaměstnanců – implicitní znalosti. Ty se dají sdílet a předávat prostřednictvím nových technologií jen těžko. Řešením může být model zájmových komunit – jejich členové si ústně předávají vlastní zkušenosti, sdílí své ambice a vzájemně se podporují.