Výkonný předseda a bývalý generální ředitel společnosti Google Eric Schmidt právě vydal knihu s názvem How Google Works (Jak pracuje Google). Společně s bývalým viceprezidentem pro produkty Jonathanem Rosenbergem v ní popisuje své zkušenosti s desetiletím budování této přední internetové společnosti.
Autoři se shodují na tom, že cestou k úspěchu v dnešním turbulentním světě podnikání je vytvářet výjimečné produkty a získávat a vychovávat mnohostranně zaměřené zaměstnance, které Google nazývá „ smart creatives“. Zabývají se tématy firemní kultury, strategie, talentů, inovací, komunikace apod. Nechybí tedy ani téma porad a jejich organizování tak, aby nebyly zbytečnou ztrátou času. Pravidla řízení porad, která vytvořil Eric Schmidt spolu se svým týmem, přehledně shrnul server Business Insider. Jaká to jsou?
1. Každá porada musí mít vedoucího
Bez jasně určeného vedoucího sklouzávají porady ke kompromisům, protože nikdo nechce dělat obtížná rozhodnutí. Všichni účastnící by měli vědět, kdo bude mít poslední slovo. Platí to i pro porady, jejichž cílem je sdílení informací nebo brainstorming.
2. Každá porada musí mít jasný účel a strukturu
Předem určený vedoucí odpovídá za svolání porady, zajištění jejího obsahu, cílů a účastníků. Agendu předává alespoň 24 hodin předem. Odpovídá také za shrnutí porady a distribuci dohodnutých úkolů účastníkům do 48 hodin.
3. Pořádejte porady pouze v případě nutnosti
Porada, která nemá jasně definovaný účel a cíl, je zbytečná. Pokud chodíte na pravidelné porady jen ze zvyku, je to špatně.
4. Nezvěte více než osm lidí
Každý účastník by se měl do porady aktivně zapojit. Pokud byste měli pouze sedět a poslouchat (a vypadat při tom důležitě), můžete dělat užitečnější práci. Vedoucí porady vás seznámí s důležitými informacemi, které na poradě zazněli, později.
5. Dodržujte časový plán
Poradu vždy začínejte a končete včas podle předem určeného rozvrhu. U delších porad naplánujte přestávky. Pokud byste skončili dříve, nemá smysl poradu zbytečně natahovat.
6. Plně se soustřeďte
V případě dodržení výše uvedených pravidel budete chodit pouze na porady, na kterých je vaše účast skutečně nutná. Pak byste jim měli věnovat plnou pozornost, nehrát si například s počítačem nebo telefonem. Zde však Eric Schmidt přiznal, že musel vzdát neustálé upozorňování na odložení notebooků. „Je to to nejtěžší pravidlo z hlediska dodržování, ale stále je to dobré pravidlo,“ píše v knize.
Kniha:
SCHMIDT, Eric – ROSENBERG, Jonathan: How Google Works. New York: Grand Central Publishing, 2014. 304 s.
-kk-