Plány výnosů a expanze jsou nezbytné pro růst malé firmy, ale jsou to jen některé z proměnných, které jsou součástí plánovací rovnice. Je dobré také zvážit vytvoření plánu kontinuity podnikání, který formalizuje kroky, které můžete podniknout k tomu, aby procesy pokračovaly i v případě náhlé krize.
Plánování pomůže udržet vaši společnost v běhu a zaměstnanci neztratí směr, pokud se vám nebo některému z vašich obchodních partnerů cokoli stane. Dává jistotu, že práce bude pokračovat a v případě problémů existuje jasný postup, jak dále postupovat.
Nejhorší je vše naplánovat
Nejprve posuďte všechny potenciální hrozby, kterým vaše organizace může čelit. Zohledněte i případ, kdy jako vlastník nebudete mít možnost dohlížet a organizovat každodenní činnosti ve společnosti nebo vykonávat své obvyklé funkce. Poté vytvořte plán, který nastíní proces reakce na tyto hrozby a ochrání operace během neočekávané situace i po ní.
Součásti plánu
Plány kontinuity podnikání nebo také pohotovostní plány jsou plány obvykle zahrnují protokoly pro případ katastrofy, jako jsou požáry, zemětřesení a hurikány. I když tyto přírodní katastrofy mohou být ničivé, k ekonomickému zotavení může dojít rychleji, pokud existuje jasný plán postupu. Při současné pandemii COVID-19 se musí nouzové plánování přizpůsobit novým výzvám, které situace představuje. Váš plán proto měl být založen primárně na typu rizika, kterému čelí. Každé riziko má totiž svůj vlastní soubor problémů a způsobů, jak tyto problémy řešit, aby mohl podnik pokračovat v činnosti.
Role a povinnosti týmu
Dalším prvkem plánu by mělo být zdokumentování týmu, který bude situaci řešit. V případě pracovní neschopnosti vlastníka malého podniku, v jehož kompetenci je firmu řídit a organizovat, pravděpodobně bude za potřebí mít k dispozici právníka, účetního a klíčové vedoucí pracovníky. Plány by měly vyjasnit pracovní povinnosti a dokumentovat, kteří jednotlivci jsou odpovědní za zabezpečení a obnovení každé funkce organizace – od nejdůležitějších po nejobvyklejší úkoly – a popsat povinnosti této funkce v pořadí podle důležitosti. Je také důležité zajistit, aby veškerá dokumentace byla aktuální, přístupná a jasná.
Zálohování a zabezpečení
Je vhodné také pověřit vybrané důvěryhodné zaměstnance, kteří budou křížově proškoleni v klíčových funkcích podniku. Budou zároveň potřebovat snadný přístup k důležitým funkcím a aktivům, jako jsou bankovní účty a výplatní listiny. Použití úschovny hesel spolu se sadou zakódovaných souborů poskytne zaměstnanci informace, které potřebuje, přičemž tyto důvěrné informace uchovává v bezpečí, dokud nejsou vyžadovány. Mezi další otázky, které byste si měli položit jsou:
- Existuje například pojištění v podnikání?
- Máte seznam, kde žijí všichni vaši zaměstnanci?
- Máte jejich kontaktní údaje?
- Uložili jste svá data do cloudu, pokud by se vaše fyzické umístění zničilo?
Jednou z hlavních výhod plánu je, že vám umožňuje trénovat váš tým a provést jej scénáři, které mohou vaši společnost postihnout. Získají díky tomu důležité školení, jak pracovat v krizi a zároveň často i hlubší pocit sounáležitosti s podnikem.
-bb-