Podmínku zapíšete mimo tabulku do samostatných buněk. Tabulka nemusí být nijak seřazena. V prvém řádku tabulky jsou nadpisy sloupců a tabulka nesmí neobsahovat prázdné řádky.
Skupina databázových funkcí není zařazena na kartě Vzorce. Proto použijete tlačítko Vložit funkci a v zobrazeném okně pro vložení funkce nastavíte v seznamu Vybrat kategorii volbu Databáze.
Tvorba podmínky
Nejjednodušší podmínku zapíšete do dvou buněk nad sebou. V horní buňce je nadpis sloupce, podle kterého chcete vybírat řádky pro výpočet, ve spodní buňce filtrační výraz.
Samotná hodnota znamená „rovná se“, pro porovnání čísel nebo datumových hodnot použijete znaky „větší“ a „menší“, např. „<=31.12.2016“ znamená „dříve než 1. leden roku 2017“. Dvojice znaků „<>“ znamená „nerovná se“.
Podmínka může obsahovat i dva sloupce buněk napsané vedle sebe. Typ spojení se určí podle polohy buněk se zapsanými filtračními výrazy.
Jestliže jsou zapsány ve stejné řádce, obě podmínky platí současně. Jestliže jsou zapsány ob řádek, platí jedna podmínka, nebo druhá.
Funkce DSUMA
Nejpoužívanější databázovou funkcí je DSUMA, která sečte hodnoty ve zvoleném sloupci tabulky u řádků, které vyhovují zadané podmínce. Funkce má tři parametry:
- Databáze – odkaz na oblast celé tabulky včetně řádku s nadpisy sloupců.
- Pole – nadpis u sloupce, obsahující hodnoty pro součet. Do parametru zapíšete text nadpisu nebo vytvoříte odkaz na buňku, která nadpis obsahuje.
- Kritéria – oblast buněk se zapsanou podmínkou.
Funkce DSUMA funguje obdobně jako funkce SUMIF. Podmínka pro výběr řádků je však zapsaná do samostatných buněk a je tedy možné ji snadno změnit, aniž by bylo nutno upravovat vytvořený vzorec.
Funkce DZÍSKAT
Funkce DZÍSKAT slouží k hledání hodnoty v řádku tabulky, který vyhovuje zadané podmínce. Provádí tedy obdobnou činnost jako vyhledávací funkce SVYHLEDAT.
Parametry funkce jsou stejné jako u ostatních databázových funkcí, tedy Databáze (celá tabulka), Pole (nadpis sloupce, odkud se má hledaná hodnota získat) a Kritéria (oblast buněk se zapsanou podmínkou).
Funkce přitom nemusí hledat potřebný řádek podle přesné shody, nýbrž podle libovolné podmínky, která může využívat i více sloupců v tabulce.
Funkce DZÍSKAT funguje správně, pokud zadané podmínce vyhovuje právě jeden řádek v tabulce. Jestliže podmínce nevyhovuje žádný řádek nebo naopak více řádků v tabulce, funkce oznámí chybové hlášení. Datum se zobrazí jako nenaformátované číslo.
Další databázové funkce
Databázové funkce mohou kromě součtu počítat také průměr, nejmenší a největší hodnotu a počet řádků v tabulce.
Přehled databázových funkce je uveden v tabulce:
| Název funkce | Návratová hodnota | Hodnoty ve sloupci |
| DMAX | Maximální hodnota | Číselné nebo datumové |
| DMIN | Minimální hodnota | Číselné nebo datumové |
| DPOČET | Počet řádků, vyhovujících zadané podmínce a obsahujících v určeném sloupci čísla nebo datumy | Číselné nebo datumové |
| DPOČET2 | Počet řádků, vyhovujících zadané podmínce a obsahujících v určeném sloupci neprázdné buňky | Libovolné |
| DPRŮMĚR | Průměr | Číselné |
| DSUMA | Součet | Číselné |
| DZÍSKAT | Výběr hodnoty v zadaném sloupci | Libovolné |
U datumových hodnot vrátí funkce DMIN a DMAX nenaformátovaný výsledek. Buňku se vzorce je proto zapotřebí naformátovat na datumové zobrazení.