Být proaktivní znamená jednat tak, abyste získali kontrolu nad určitou situací dříve, než se stane a vy byste na ni mohli pouze zpětně reagovat. Jde vlastně o opak pasivního přístupu, kdy jenom čekáme, co přijde. A co to znamená v práci projektových manažerů? Tuto otázku si nedávno položil server Project Smart, který následně publikoval článek popisující tři nejdůležitější proaktivní činnosti při řízení projektů.
1. Proaktivní angažování zákazníků
Každý projektový manažer by měl dělat vše pro to, aby si udržel pozornost svých zákazníků. Potřebuje, aby zůstali aktivní a rozhodovali o důležitých věcech v rámci realizace projektu, sdíleli důležité informace, schvalovali, testovali... Dává proto zákazníkům pravidelné úkoly – aby něco vyzkoušeli, podali zprávu apod. Pokud se mu nedostává odezvy, obrací se na nadřízené osoby.
2. Proaktivní řízení rizik
Obavám z toho, co se může stát, se mnozí manažeři rádi vyhýbají. Řadu věcí však opravdu můžete předvídat, a proto se na ně můžete také připravit. Typickým příkladem jsou problémy s technikou, kterou používáte, a lidmi, kteří pro vás pracují. U těch zkuste začít. Co budete dělat, když vám spadne server? A co když odejde důležitý člen vašeho týmu?
3. Proaktivní řízení rozpočtu
Mnoha projektům se stává, že se nevejdou do rozpočtu. A i zde je na vině nedostatečně proaktivní přístup manažera. Projektový manažer by měl ovládat alespoň základní nástroje pro sledování rozpočtu a odhadování dalšího vývoje. Aktualizovat údaje o využívání rozpočtu na projekt by měl každý týden.
-kk-