Archivace dokumentů musí mít svou strategii

I činnosti spojené s kancelářskou agendou musejí mít svou strategii. Speciálně při ukládání souborů je nutné zohlednit jejich obsah a zvážit, jak dlouho je budeme potřebovat.

Systémy správy dokumentů budí pozornost šéfů IT hned ze dvou důvodů:
- některý z uložených souborů se může stát předmětem právního sporu a náklady na vyhledání pak mohou být nečekaně vysoké,
- určité dokumenty je potřeba ukládat na řadu let.
Problémy tohoto typu mají vyřešit systémy správy dokumentů.

Americká banka **KeyCorp** uchovává dokumenty o celkové hodnotě 87 miliard dolarů a nezanedbatelnou část z toho v elektronické podobě. Politika společnosti rozděluje zodpovědnost za mazání nepotřebných souborů na jednotlivá oddělení.Tento proces řízení rizika však dosud není jasně formulovaný.

Infrastruktura EDR společnosti **Ford Motor Co.** nutí zaměstnance ke klasifikaci vytvořených dokumentů. V případě, že si daný dokument vyžádá soud, zajistí systém jeho „zmrazení“.

Běžnou praxí je vybudování systému správy dokumentů „na míru“ dané firmy. Společnosti, které dosud do takového systému neinvestovaly, si mohou zakoupit některou z jeho komerčních verzí.

**Datum vydání: IX/2001**