E-mail je dnes stejně důležitou součástí profesionálního image jako oblek, který nosíte, dopisy, které posíláte, pozdrav ve vaší hlasové schránce nebo podání ruky, které nabízíte obchodním partnerům. Pokud chcete jeho prostřednictvím udržovat pozitivní obchodní vztahy, držte se následujících rad.
- Nezapomínejte na předmět. Nemá smysl posílat zprávy bez uvedení předmětu. Ve velkém objemu e-mailů, který každý den dostáváme, je předmět nezbytný, aby příjemce k vaší zprávě vůbec došel.
- Předmět by měl být smysluplný. Uvědomte si, že váš e-mail ve schránce příjemce má velkou konkurenci. Předmět by proto měl být výstižný. Nestačí napsat například „Dobrý den“.
- Nezapomínejte měnit hlavičku e-mailu, aby odpovídala předmětu. Nemusíte vždy jen odpovídat. Pokud měníte předmět, vytvořte novou zprávu. Druhé straně to ulehčí orientaci.
- Zpráva by měla být osobní. E-mail je méně formální než klasický dopis, přesto si žádá oslovení. Začněte proto vždy tím, že pozdravíte a uvedete jméno příjemce. Když neznímíte jméno, budete působit chladně.
- Dávejte si pozor na tón zprávy. Při komunikaci tváří v tvář probíhá většina přenosu zprávy neverbálně. E-mail ale nemá řeč těla. Čtenář nevidí váš obličej, neslyší tón vašeho hlasu. Volte proto slova s rozmyslem. Snažte se dívat na to, co píšete, očima druhé strany a být struční a jasní.
- Nezapomínejte zkontrolovat pravopis a gramatiku. E-mail je vaše prezentace jako každá jiná. Dbejte proto na správné použití velkých písmen a interpunkce a vždy kontrolujte překlepy. Zároveň si celou zprávu znova přečtěte, abyste odhalili případné chyby, které nezachytí automatická kontrola pravopisu.
- Nepište romány. E-mail má být stručný. Pište pouze několik krátkých odstavců. Když se přistihnete, že píšete příliš dlouhou zprávu, raději zvedněte telefon nebo svolejte poradu.
- Nepřeposílejte e-maily bez povolení. Pokud někdo poslal zprávu jen vám, měli byste převzít odpovědnost za to, že se nedostane do rukou nikomu jinému. Raději nepřeposílejte nic, k čemu nemáte svolení.
- Nepředpokládejte, že váš e-mail neuvidí někdo neoprávněný. Nikdy nemůžete vědět, kde skončí. Neposílejte proto nic, co byste druhý den nechtěli vidět na billboardu cestou do práce. Osobní informace sdělujte raději jinou cestou.
- Nezapomínejte na podpis. Zprávu vždy uzavírejte svým jménem a kontaktními informacemi. Vytvořte si formální podpis, který budete vždy přikládat.
- Neočekávejte okamžitou odpověď. Ne každý sedí neustále u počítače s otevřeným e-mailovým klientem. Odpoví vám, až bude mít čas. Pokud potřebujete okamžitou odpověď, raději telefonujte.
- Nevyplňujte adresáta hned na začátku. Jméno nebo adresu oslovované osoby byste měli naopak vyplňovat až úplně na konci. Nejprve zkontrolujte, zda je v pořádku vše ostatní. Když zadáte adresu hned na začátku, stačí jedno klepnutí prstem a odešlete zprávu v ještě nehotovém stavu a už to nemůžete vzít zpět.
-kk-