There are increasing demands from employees for at least partial home office and employers often grant their wish. In many positions remote work is no longer such a rarity. As globalisation spreads, more and more hybrid teams consist of people living in completely different parts of the world. All this means one thing: communication is becoming increasingly virtual. So what do managers need to beware of?
As Leadership Now states, virtual communication has its own specifics which need to be taken into account.
Lack of feedback
With standard communication, you receive feedback from the other person instantaneously. You can see their facial expression, how they react to what is being said, and what they think. This is often not the case with virtual communication, especially chat-based channels and other forms of indirect communication.
When communicating virtually, it is therefore necessary that you as a manager give clear feedback to the other person and ensure your communication is completely unambiguous.
Depersonalisation
Virtual communication is often less personal than the standard form, in which people look each other in the eye when talking. This means some employees may communicate in a very direct manner, paying no attention to the emotions of the other person, which often leads to misunderstandings.
Support video-calls. If at all possible, limit written communication and promote video-calls within virtual communication so that everyone involved realises there is a real person sitting on the other side.
Slowness
Virtual communication, especially if it is happening over multiple time zones, may be very slow. And therefore ineffective.
Try to come up with a time schedule when all team members are available, so that each person can rely on being able to reach their colleagues. Define the timeline of the virtual communication in your team and thus reduce delays as much as possible.
-mm-
Virtuální komunikace: V čem je jiná než ta tradiční a na co si při ní dát pozor?
Zaměstnanci čím dál častěji vyžadují alespoň částečný home office a zaměstnavatelé jim mnohdy vychází vstříc. Práce z domova už není na řadě pozic ničím ojedinělým. Se stále se stupňující globalizací navíc nejsou výjimkou hybridní týmy složené z lidí bydlících v nejrůznějších koutech planety. To vše znamená jediné – komunikace se čím dál více přesouvá do virtuální prostoru. Na co si tak musí manažer dát pozor?
Jak uvádí server Leadership Now, virtuální komunikace má svá specifika, která je potřeba brát v potaz.
Nedostatek zpětné vazby
Při standardní komunikaci získává člověk od druhé strany zpětnou vazbu víceméně okamžitě. Vidí, jak se druhý tváří, jak reaguje na to, co je vyřčeno, a co si myslí. U virtuální komunikace tak tomu často není, zvláště když se jedná o chatovací kanály nebo jiné formy nepřímé komunikace.
Při virtuální komunikaci je tak nutné, abyste vy jako manažer podával druhé straně jasnou zpětnou vazbu a abyste si dal záležet na tom, aby vaše komunikace byla zcela jednoznačná.
Odosobnění
Virtuální komunikace je často méně osobní než ta klasická, při které si lidé hledí během rozhovoru do očí. Důsledkem může být, že někteří pracovníci komunikují velmi přímo a nevnímají, jaké emoce komunikace vzbuzuje v druhém člověku. Může tak snadno docházet k nedorozuměním.
Podporujte videohovory. Pokud je to jenom trochu možné, omezujte psanou komunikaci a v rámci virtuální komunikace podporujte videohovory. Tak, aby si všichni zúčastnění uvědomovali, že na druhé straně sedí skutečný člověk, na kterého je potřeba brát ohled.
Pomalost
Virtuální komunikace, zvláště pokud probíhá přes více časových pásem, může být velmi pomalá. A kvůli tomu i neefektivní.
Snažte se utvořit jakýsi kalendář, během kterého budou všichni členové týmu k dispozici, a budou se moci spolehnout na to, že své kolegy zastihnou. Dejte týmové virtuální komunikaci jasný řád a omezte tak zpoždění na minimum.
-mm-