Delegation of work, namely distribution of your own tasks among subordinates, is something every manager has to do. A leader who keeps all tasks for themselves often has insufficient time actually to lead and develop strategies; moreover, the quality of their work usually plummets when they are overwhelmed. Here are five tips on proper delegation of work to subordinates and achieving the desired results.
Long-term development of individual talent
First of all, employees need sufficiently effective tools to carry out their tasks, as well as the trust of their boss and sufficient room for their own initiative. You must develop employees, offer them training, hone their skills and increase their responsibility, but you also need to ensure they have the capacity to do what you are asking of them.
Delegation of work based on the expertise of individual team members
According to the Harvard Business Review, the basic rule is to know your subordinates, including their preferences and strengths. Then delegate work according to the expertise of individual workers.
Supporting team cooperation
Another prerequisite for successful delegation of work is the overall atmosphere in the team. This should support mutual help. The spirit in your team should be one of transparency, openness and willingness to help one another. You can only reach this point if your team as a whole has a unified vision and goal.
Sufficiently detailed briefing
Delegation of work as such should be as specific as possible. Be quite specific when assigning work, explain everything to your colleagues or subordinates and, most importantly, agree on what specific outcomes you expect. Agree also on a timeline and set deadlines.
Appreciation of a job well done
Once the project is over, you should reward employees by thanking them. This praise should ideally be public; this way you will also support the positive atmosphere in the team. You should never take all credit for the work yourself.
-mm-
Umění delegování práce: Jak svým podřízeným předávat úkoly rychle a efektivně
Delegování úkolů, tedy jejich předávání podřízeným zaměstnancům, je něco, co musí dělat každý manažer. Vedoucí, který si všechny úkoly nechává pro sebe, totiž pak často nemá čas na samotné vedení lidí ani na strategické plánování. Nehledě na to, že kvalita práce často při přehlcení velmi rychle upadá. Zde je pět tipů, jak delegovat práci podřízeným správně a efektivně a jak tedy dosahovat požadovaných výsledků.
Dlouhodobý rozvoj individuálního talentu
V prvé řadě je nutné, aby pracovníci měli k vykonávání své práce dostatečně efektivní nástroje i dostatečný prostor a důvěru svého nadřízeného. Je tedy nutné, abyste zaměstnance rozvíjeli, poskytovali jim školení, rozšiřovali jejich schopnosti a pravomoci a zároveň jim dávali k plnění úkolů i dostatečnou kapacitu.
Delegování práce podle expertizy jednotlivých členů týmu
Podle Harvard Business Review je základním pravidlem, že musíte své podřízené znát, musíte vědět, jaké jsou jejich preference a silné stránky. A podle toho, na co se jednotliví pracovníci specializují, jim také práci rozdělujte.
Podpora sounáležitosti týmu
Další podmínkou úspěšné delegace práce je celková atmosféra týmu, která vzájemné vypomáhání podporuje. Ve vašem oddělení by měla panovat atmosféra, v rámci které jsou k sobě lidé otevření, chtějí si navzájem pomáhat a neváhají se jeden na druhého obrátit s prosbou o pomoc. Toho lze dosáhnout jedině v případě, že tým jako celek má společnou vizi a cíle.
Dostatečně detailní briefing
Samotné předání práce by potom mělo být co nejspecifičtější. Buďte zcela konkrétní v zadání, vše kolegovi nebo podřízenému vysvětlete a především se společně dohodnete na tom, jaké specifické výsledky očekáváte. Domluvte si také časový rámec spolupráce a dejte si deadliny.
Ocenění dobře odvedené práce
Na konci výpomoci musí poté přijít i ocenění v podobě poděkování. Toto ocenění by mělo být v ideálním případě veřejné – podpoříte tak celkovou pozitivní atmosféru. V žádném případě byste si neměli všechen kredit za odvedenou práci přisuzovat sami.
-mm-