For many people the term "team meeting" suggests boredom, inefficiency and a sense of futility. A good number of participants are there solely to make up the numbers as only a very small part of the agenda concerns them. Here are three tips on how a manager can make team meetings more effective and even have participants looking forward to them.
Defined plan and outline of the meeting
According to Forbes, every meeting must have its outline clearly defined. It is necessary the organiser sets up the agenda, including a time schedule. The time then needs to be checked regularly during the meeting to avoid any overruns, which might again badly influence the work and schedule of individual employees who by then should be doing something else. Go through all the points you planned and if you do not have enough time, schedule another meeting.
Only truly relevant attendees present
It is rather bad practice to invite to meetings people who do not really need to be there. Attendees are often invited only so they can add something to the topic if necessary; otherwise the meeting does not concern them at all. In this case, however, it would be more logical to make a note of those points that need attention and ask the given person about them later, or invite them only to the relevant part of the meeting. Educate staff so they invite only the most essential attendees to meetings and also respect their colleagues' time.
Clear output of the meeting
Every meeting should yield a series of action steps for the individual attendees. It is quite frustrating if meetings have no specific outcome and merely waste employees' time without leaving them any the wiser. Write down a clear list of things to be done, agree on them with all the attendees (ideally you should agree on the points directly at the meeting, then subsequently send them the minutes), set deadlines and then determine how you will check whether tasks have been completed.
-mm-
Tři tipy, jak zefektivnit vaše týmové porady
Termín „týmová porada“ má řada lidí spojený s nudou, neefektivitou a s pocitem zbytečnosti. Mnoho účastníků porady sedí většinu času na setkání pouze do počtu a týká se jich jenom velmi malá část probírané agendy. Zde jsou tři tipy, jak můžete z pozice manažera vaše týmové porady zefektivnit a jak zajistit, aby se na ně účastníci dokonce i těšili.
Definovaný plán a osnova porady
Podle Forbesu musí mít každá porada mít pevně nastavenou osnovu. Je třeba, aby organizátor nastavil témata, která se budou probírat, a to včetně časového rámce. Čas je pak potřeba hlídat tak, aby se nepřetahoval čas, což může opět významně ovlivnit práci a pracovní harmonogram jednotlivých pracovníků, kteří by tou dobou už měli dělat něco jiného. Proberte všechny body, co si naplánujete, a pokud byste náhodou nestíhali, domluvte se na novém setkání.
Účast jenom skutečně relevantních lidí
Zákeřným nešvarem je, když se na porady zvou lidé, kteří na ní reálně být nemusí. Účastníci se často zvou pouze kvůli tomu, aby k tématu něco dodali, pokud je to třeba, ale jinak se jich dané téma netýká. V takovém případě by ale bylo mnohem logičtější sepsat potřebné body a doptat se na ně daného člověka později, případně dotyčného kolegu pozvat jenom na nejnutnější část porady. Naučte se ve firmě zvát na porady doopravdy jenom nejnutnější účastníky a naučte pracovníky, aby si času svých kolegů vážili.
Jasný výstup porady
Výstupem z každého takového setkání musí být i seznam akčních kroků, které pro jednotlivé pracovníky z jednání vyplývají. Je totiž poměrně frustrující, když se konají porady, které nemají žádné konkrétní výstupy, akorát berou čas účastníkům a po jejich absolvování není nikdo o nic chytřejší. Sepište z porady jasný výstup, seznamte s ním všechny účastníky (ideálně tak, že s nimi další kroky přímo na poradě odsouhlasíte a později jim pošlete zápisy z porady), určete termíny, dokdy mají být jednotlivé úkoly hotové, a následně určete, jak budete kontrolovat jejich plnění.
-mm-