A number of situations occur in managerial practice where it is necessary to handle certain unpleasant or complicated matters with employees. Even though this is almost daily bread, many managers tend to avoid complicated conversations with employees for as long as possible. The results of this are clear. That is why you should read the following recommendations on what to do and not do during difficult meetings with employees. The recommendations can be applied in almost any situation.
Clearly explain what you expect
If you are speaking to an employee and want him/her to improve in something, be as specific as possible. Requirements such as “You have to be more aggressive and proactive” are not enough.
Allow employees to show emotions
Some people simply need to let off steam, complain or even scream. Don’t block it. Allow the employee to express his/her emotions and then get back to the topic so that you can resolve it together.
Concentrate on the problems, not on personal criticism of the employee
Your goal is to show the individual concerned that his/her behavior is important and influences everyone around. But if you point your finger at him/her, you will not be helping yourself. Watch out for the pronoun “you”.
Watch out for “but”
Some managers choose a strategy of praise, followed by criticism: “You did very good work, but... .” However, this strategy is short-sighted. Try to replace the conjunction “but” with the conjunction “and”: You did very good work and now let’s talk about how you can be even better.”
Learn how to be silent
In stressful situations you will have the tendency to fill every brief moment of silence. If you become aware of this, you can overcome this tendency. Instead, learn how to be silent and give the employees time to express themselves. You’ll be surprised by what you can find out without even asking a question.
-kk-
Průvodce obtížnými rozhovory se zaměstnanci
V manažerské praxi nastává celá řada situací, kdy je třeba řešit se zaměstnanci určitou nepříjemnou nebo složitou věc. I když však jde o téměř denní chleba, mnozí manažeři mají tendenci vyhýbat se složitým rozhovorům se zaměstnanci, co nejdéle je to možné. Výsledky takového jednání jsou zřejmé. Přečtěte si proto následující doporučení, co dělat a nedělat při obtížných jednáních se zaměstnanci, která lze aplikovat na téměř každou situaci.
Jasně vysvětlete, co očekáváte
Pokud mluvíte se zaměstnancem a chcete, aby se v něčem zlepšil, buďte co nejkonkrétnější. Požadavky typu: „Musíte být agresivnější a proaktivnější.“ nestačí.
Dejte zaměstnancům prostor k průchodu emocí
Někdo zkrátka potřebuje upustit páru, postěžovat si nebo i zakřičet. Nebraňte tomu. Dejte zaměstnanci prostor k vyjádření emocí a pak se vraťte zpět k tématu, abyste je mohli společně vyřešit.
Soustřeďte se na problémy, nikoli osobní kritiku zaměstnance
Vaším cílem je ukázat dotyčnému, že jeho chování je důležité a ovlivňuje všechny okolo. Pokud však na něj budete ukazovat prstem, nepomůžete si. Pozor na zájmeno „vy/ty“.
Pozor na „ale“
Někteří manažeři volí strategii pochvaly, po které následuje kritika: „Odvedl jste velmi dobrou práci, ale...“ Taková strategie je však krátkozraká. Snažte se spojku „ale“ nahrazovat spojkou „a“: „Odvedl jste velmi dobrou práci a nyní si pojďme popovídat o tom, jak můžete být ještě lepší.“
Naučte se mlčet
Ve stresujících situacích budete mít tendenci vyplňovat každou krátkou chvilku ticha. Když si toho budete vědomi, můžete tuto tendenci překonat. Naopak se učte mlčet a dejte prostor k vyjádření zaměstnancům. Uvidíte, co všechno se dozvíte, aniž byste se vůbec ptali.
-kk-