"I don't know why, but my team is just not delivering what they are supposed to." Have you ever said this to yourself? Have you felt that for some strange reason your team fails to execute plans, meet your expectations, or see a project through to completion? Then it is quite possible you are to blame for not explaining sufficiently what you want of them. Here are a few tips on how to delegate tasks and communicate expectations to your team so there is no misunderstanding.
These tips were published by Forbes.
Be specific and clear
First and foremost, avoid any vague phrases. Forget vague managerial language or beating around the bush. Explain what you want the team to do in a clear and understandable way so that there can be no misinterpretation.
Explain the reasons behind decisions or requests
Telling the team what needs to be done is often not enough. In fact, it is often necessary to tell them the reasons why it is necessary to do things the way you want. If you fail to explain, your subordinates may not recognise what your top priorities are or why you are demanding something that to them seems unnecessary. As a result, they may do something you did not want them to do at all.
Make more use of written communication
Maybe your team does not understand you because you use mainly verbal instructions. Try written communication instead. Its advantage is that people can read the message as many times as they need to and come back to it anytime later. Another plus is that you yourself can read what you have written in sequence and, compared to spoken language, better assess whether the message sounds the way you want it to.
Set a clear timetable
Set deadlines with your team and a clear timeline for completing the project or request. Without a specific timeline, you may very well end up misunderstanding priorities and causing delays in project work.
Regularly check progress of the project or task
Your job as a manager should definitely not end with assigning work. Maintain a continuous interest in how things are progressing. Depending on the scope of the project, either a weekly meeting will be enough, or perhaps a quick check next morning to see if everything is on track.
-mm-
Neplní tým to, co jim zadáte? Možná nechápou, co po nich chcete
„Nevím proč, ale můj tým prostě neplní to, co má.“ Řekli jste si už někdy tuhle větu? Připadalo vám, že z nějakého záhadného důvodu se vašemu týmu nedaří plnit plány, naplňovat vaše očekávání nebo dotahovat nějaký projekt ke zdárnému konci? Pak je dost možné, že na vině jste vy, protože jste nedostatečně vysvětlili, co po nich vlastně chcete. Zde je několik tipů, jak svému týmu předat úkoly a komunikovat očekávání tak, aby nedocházelo ke vzájemnému nepochopení.
Tyto tipy uveřejnil Forbes.
Mluvte konkrétně a zcela jasně
V prvé řadě je nutné vyhnout se jakýmkoliv vágním frázím. Zapomeňte na manažerskou, nejasnou mluvu nebo běhání kolem horké kaše. To, co po týmu chcete, vysvětlete zcela jasně a srozumitelně. Tak, aby nemohlo dojít k žádné špatné interpretaci.
Vysvětlete důvody, které za vaším rozhodnutím nebo požadavkem stojí
Říct týmu, co je potřeba udělat, často nestačí. Mnohdy je totiž nutné říct i důvody, proč je nutné, aby se daná věc stala tak, jak chcete. Když důvody nevysvětlíte, vaši podřízení třeba nerozpoznají, co jsou hlavní priority nebo proč tak lpíte na něčem, co jim připadá zbytečné. A ve výsledku mohou udělat něco, s čím jste nepočítali.
Víc využívejte psanou formu komunikace
Možná vás tým nechápe, protože jim většinu věcí říkáte mluvenou řečí. Zkuste psanou komunikaci. Její výhoda je, že lidé si mohou zprávu přečíst tolikrát, kolikrát potřebují, a mohou se k ní vracet kdykoliv později. Pro vás je psaná komunikace výhodná také v tom, že si po sobě můžete přečíst, co jste napsali, a oproti mluvené řeči lépe zhodnotit, jestli zpráva vyznívá tak, jak chcete.
Nastavte jasný časový plán
Určete si spolu s týmem deadliny a jasný časový plán plnění projektu nebo požadavku. Bez konkrétního časového ukotvení se vám dost dobře může stát, že dojde k nepochopení priorit a že dojde ke zpoždění práce na projektu.
Pravidelně se zajímejte o průběh projektu nebo plnění úkolu
Tím, že práci zadáte, by vaše práce manažera rozhodně neměla končit. Průběžně se o průběh prací zajímejte – podle rozsahu projektu stačí buď týdenní jednání, nebo se stačí třeba druhý den ráno rychle zeptat, jestli je vše v běhu.
-mm-