To a greater or lesser extent, a good manager needs to be a master of communication. They must be able not only to convey their thoughts to subordinates effectively, appearing both friendly and self-confident when doing so, but also capable of listening effectively to other people and reacting well to what they say. Unfortunately, many managers lack this skill, which is why unnecessary misunderstandings occur and the potential of several interactions remains unfulfilled. Here are the most common mistakes managers make in communication with subordinates, ones you should try to avoid.
One long monologue
According to the Brian Tracy blog, many managers conduct interactions with subordinates as a monologue. They simply plan to say something to the other person and fail to allow space for a response. And even if the subordinate is given room to speak, it is only symbolic and goes unheeded. Give the other party room to voice their opinion and always treat any communication as a two-way process.
Inability to listen
Effective listening is a skill in itself. Show the other party you are genuinely thinking about what they are saying. Nod your head, ask additional questions, say you can see where the other person's opinions and emotions are coming from, and react effectively to what they say.
Low energy and low self-esteem
In order to be able to convey your visions and enthuse your team for them, you must be capable of communicating energetically. You need to convey positive energy to others and appear self-confident. A common mistake of managers is lacking energy and showing little confidence, which means what they are saying does not have the desired impact.
Mismatch in non-verbal and verbal communication
For your communication to be effective, your body language must correspond to the content of what you are saying. If these two things do not match, in the end what you are saying will seem odd, suspicious and untrustworthy to the other person on a sub-conscious level.
Negative tone and attitude
Another common mistake is a negative tone and attitude. This occurs when the manager is berating someone, badmouthing other people, complaining about management or clients, and generally conveying negative energy to the team. For communication to be constructive and engage subordinates, it must be positive and friendly.
Just one communication style
Based on their different personal traits, each subordinate will prefer a different communication style. For instance, with an introvert the approach will differ from that with an extrovert. Therefore, do not rely solely on one communication style; you should be able to use more styles and vary them with different types of people.
-mm-
Nejčastější chyby, které dělají manažeři při komunikaci s podřízenými
Dobrý manažer musí být víceméně mistrem komunikace. Musí nejen umět efektivně předávat podřízeným své myšlenky a působit u toho zároveň přátelsky a sebevědomě, ale musí umět i efektivně naslouchat a dobře reagovat na to, co se mu ostatní snaží sdělit. Bohužel, řada manažerů tyto dovednosti ne zcela ovládá - proto dochází ke zbytečným nedorozuměním a proto je často potenciál některých interakcí nenaplněn. Zde jsou nejčastější chyby, které manažeři při komunikaci s podřízenými dělají a kterým byste se měli snažit vyhnout.
Jeden dlouhý monolog
Podle blogu Briana Tracyho vede řada manažerů rozhovor s podřízeným bohužel jako monolog. Mají v plánu prostě podřízenému něco sdělit a nedávají mu prostor se k tomu vyjádřit. A pokud ano, tak jen kosmeticky, „aby se neřeklo.“ Dejte prostor druhé straně vyjádřit svůj názor a veďte rozhovor vždy jako interakci.
Neschopnost naslouchat
Efektivní naslouchání je schopnost sama o sobě. Dávejte druhé straně najevo, že opravdu přemýšlíte nad tím, co vám říká. Kývejte hlavou, pokládejte doplňující otázky, říkejte, že chápete, odkud se pocity a názory druhého člověka berou, a na tyto promluvy i efektivně reagujte.
Málo energie nebo nízké sebevědomí
Abyste byli schopni předat svoje vize a abyste do společných plánů nadchnuli i svůj tým, musíte umět komunikovat energicky. Musíte umět ostatním předávat pozitivní energii a působit sebevědomě. Častou chybou manažerů při komunikaci je totiž nedostatek energie a nízké sebevědomí, které pak mají za následek, že jejich promluvy nemají na tým kýžený dopad.
Nedostatečné propojení neverbální a verbální komunikace
Aby byla promluva jakéhokoliv člověka efektivní, musí se u něj navzájem dobře doplňovat obsah toho, co říká, s tím, jakou u toho vykazuje řeč těla. Pokud tyto dvě složky spolu nesedí, ve výsledku pak promluva na druhou stranu na podvědomé úrovni působí zvláštním, podezřelým a nevěrohodným dojmem.
Negativní tón a přístup
Další častou chybou jsou negativní tón a negativní přístup. To se stává, když manažer třeba někomu za něco spílá, někoho pomlouvá, nadává na vedení nebo třeba klienty, a celkově předává svému týmu negativní náladu. Aby byla komunikace na straně manažera konstruktivní a vedla k většímu nadšení a zapojení řadových pracovníků, musí být naopak pozitivní a vstřícná.
Jenom jeden komunikační styl
Každý podřízený, vzhledem k rozdílným osobnostním charakteristikám, preferuje i jiný styl komunikace. Například u introverta pochodíte s jiným stylem komunikace než u extroverta. Nespoléhejte proto na jeden komunikační styl. Raději jich mějte v záloze víc a naučte se s různými typy lidí komunikovat různě.
-mm-