V mnoha týmech je termín „porada“ synonymem nudy, zbytečnosti a zdlouhavosti. Na vině je přitom mnohdy špatné vedení těchto porad. Často se přetahuje, mnohdy se stráví na jednom bodě neúměrně mnoho času a ve výsledku se velká část porady jednotlivých pracovníků ani netýká. Zde je několik rad, jak zajistit, že vaše týmové porady budou odteď skutečně efektivní a přínosné.

Připravte agendu

Zní to banálně, ale základní poučkou je vůbec si připravit časový harmonogram každé porady. Jak uvádí The Muse, tím se nemyslí pouze určit, že porada bude na hodinu a jaké body chcete probrat. Tím se myslí, že u každého bodu napíšete, jak dlouho u něj zůstanete, a že tento rozvrh pak budete v průběhu porady opravdu dodržovat.

Spolupracujte na agendě s vašimi podřízenými

Jestliže se jedná o pravidelné nebo opakované porady, nespoléhejte se pouze na svůj úsudek a proberte časový harmonogram těchto porad i se členy vašeho týmu. Mohou mít dobré poznámky a vhledy, které by vás nemusely nutně napadnout.

Požádejte o účast jen relevantní pracovníky

Mnoho manažerů nutí všechny členy týmu, aby se účastnili celé porady, i když se jich drtivá většina témat třeba vůbec netýká. Zvažte, jestli je skutečně nutné, aby byli všichni účastníci přítomni po celou dobu porady, případně ji rozkouskujte na menší, intenzivnější úseky, kterých se budou účastnit jen skutečně relevantní lidé.

Věnujte se nejdůležitějším bodům na začátku

Ruku na srdce – to, že se nebude na konci porady stíhat a na některé body se nedostane, se bude asi dít navždy. Proto je nutné, abyste na začátek agendy porady daly prioritní body a teprve od nich postupovali směrem k méně důležitým tématům.

Hlídejte čas

Je vždycky dobré určit někoho, kdo bude hlídat čas a případně účastníky upozorňovat, že se porada výrazně opožďuje a je nutné přejít k dalšímu tématu. A je dobré, aby tímto člověkem nebyl ten, kdo poradu vede, protože ten se většinou potřebuje soustředit především na jiné věci.

-mm-

An end to boring meetings; or, Ensuring meetings are genuinely effective

For many teams, the word "meeting" is synonymous with boredom, futility and tedium. This is often the manager's fault, as it is they who should lead meetings effectively. Common problems include overrunning or too much time spent on one point so that a large part of the meeting is irrelevant to many of the participants. Here is some advice to help make your team meetings truly effective and fruitful.

Prepare an agenda

It sounds obvious but the most essential tip is actually to draw up a schedule for each meeting. As The Muse states, this does not mean just stating the meeting will last one hour and the list of topics you want to cover: you should indicate how long will be spent on each point, then really adhere to this schedule during the meeting itself.

Put together the agenda with subordinates

If you are holding regular or repeated meetings, do not rely solely on your own judgement; consult team members too about the schedule. They might have useful comments and insights you would not think of.

Ask only relevant employees to participate

Many managers make team members sit through the whole meeting, even if most of the topics do not concern them. Evaluate whether it is really necessary for all team members to be present throughout the meeting. If not, you can divide it into smaller, more intensive sessions that only the relevant people will participate in.

Deal with the most important points at the start

Let's be honest: the situation when you are running out of time at the end of a meeting and have to omit some points will always happen. This is why it is necessary you put the most important points at the top of the agenda, and only then move on to less pressing topics.

Keep track of time

It is always good to assign someone the task of keeping an eye on the clock and reminding participants they are behind schedule and should move on to the next point. It is advisable this is not the same person who is running the meeting because the manager must focus primarily on other things.

-mm-