Telling employees they have to return to the office full-time after a period of working from home is no easy task. Changes like this can create uncertainty, resistance or disappointment. So how best to communicate this situation to subordinates? Here are a few tips on how to tell employees in a professional but human way that the home office or hybrid model era is over and they need to return full-time to the physical office.
Communicate transparently
As Forbes states, openness and transparency is the foundation of a successful announcement. Employees should understand why the company has decided to make this move. Therefore, explain the reasons for returning to the office. For example, it could be the need for better collaboration between teams, improved company culture or increased efficiency. It is important employees perceive that there is a valid reason and it is not just a random decision.
Accept employees' concerns
From loss of flexibility to logistical issues like transportation or work-life balance, some employees may have concerns about returning. It is important to give these employees a voice. Hold an open discussion where they can ask about anything that is on their minds. Show that their opinions are important and that you are looking for solutions together with them. Empathy is key in such a situation.
Focus on the positives
Most employees love working from home, but returning to the office can have its positives too. It is just a matter of being able to communicate these positives well. So highlight such benefits as better teamwork, faster problem solving, or the opportunity for personal development through close contact with colleagues. Mention, for instance, that face-to-face meetings can bring more ideas and opportunities for innovation.
Facilitate subordinates' return to the office
If the company allows it, try to ease the return to the office with small concessions to ease the transition. For example, consider offering flexible hours, commuting support, or the option of a gradual return (for example, only a few days a week at first). You can also organise team activities to make the first weeks back in the office more enjoyable.
Prepare for personalised solutions
Not all employees will feel the same way about returning to the office. Consider whether a hybrid model can be maintained for some staff if it is beneficial to their performance. If at all possible, approach the situation individually. If some employees can handle working from home better and their results bear this out, it may be beneficial to give them some leeway. This can also improve their motivation and loyalty.
-mm-
Jak zaměstnancům oznámit, že se musí po home office vrátit 100% do kanceláře
Oznámit zaměstnancům, že po období práce z domova se musí vrátit zpět do kanceláře na plný úvazek, není lehký úkol. Změny tohoto typu mohou vyvolat nejistotu, odpor nebo zklamání. Jak tedy podřízeným co nejlépe tuto situaci komunikovat? Zde je několik tipů, jak zaměstnancům oznámit, že období home office nebo hybridního modelu končí a že se musí zcela vrátit zpět fyzicky do kanceláří – a to profesionálně, ale s lidským přístupem.
Komunikujte transparentně
Jak uvádí Forbes, základem úspěšného oznámení je otevřenost a transparentnost. Zaměstnanci by měli rozumět tomu, proč se firma rozhodla k tomuto kroku. Vysvětlete proto, jaké jsou důvody pro návrat do kanceláře. Může jít například o potřebu lepší spolupráce mezi týmy, zlepšení firemní kultury nebo vyšší efektivitu. Důležité je, aby zaměstnanci vnímali, že rozhodnutí má opodstatněný důvod a není pouze nahodilé.
Přijměte obavy zaměstnanců
Někteří zaměstnanci mohou mít obavy z návratu – od ztráty flexibility až po logistické problémy jako doprava nebo sladění pracovního a rodinného života. Je důležité, abyste zaměstnancům dali prostor se vyjádřit. Uspořádejte otevřenou diskusi, kde se mohou zeptat na cokoli, co je trápí. Ukažte, že jejich názory jsou důležité a že hledáte řešení společně s nimi. Empatie je v takové situaci klíčová.
Zaměřte se na pozitiva
Většina zaměstnanců si oblíbila práci z domova, ale návrat do kanceláře může mít také svá pozitiva. Jde jen o to, jestli dovedete tato pozitiva dobře komunikovat. Zdůrazněte tedy výhody, jako je lepší týmová spolupráce, rychlejší řešení problémů nebo možnost osobního rozvoje prostřednictvím blízkého kontaktu s kolegy. Zmiňte například i to, že osobní setkání může přinést více nápadů a příležitostí k inovacím.
Ulehčete podřízeným návrat do kanceláří
Pokud to firma umožňuje, zkuste návrat do kanceláře ulehčit drobnými ústupky, které přechod zmírní. Zvažte například nabídku flexibilních pracovních hodin, podpory s dojížděním, nebo možnost postupného návratu (například nejdříve jen několik dní v týdnu). Také můžete zorganizovat týmové aktivity, které zpříjemní první týdny zpět v kanceláři.
Připravte se na individuální řešení
Ne všichni zaměstnanci budou návrat do kanceláře vnímat stejně. Zvažte, zda u některých pracovníků nemůže být zachován hybridní model, pokud je to pro jejich výkon přínosné. Pokud je to jen trochu možné, přistupujte k situaci individuálně. Pokud někteří zaměstnanci zvládají práci z domova lépe a jejich výsledky to potvrzují, může být prospěšné jim dát určitý prostor. To může i zlepšit jejich motivaci a loajalitu.
-mm-