Žádný pracovník na vedoucí pozici se čas od času nevyhne nepříjemné povinnosti vyřešit nějaký ošemetný problém, o kterém se nelehko mluví – může se jednat o sdělení nadřízenému, že jeho požadavky jsou nereálné, o oznámení nějakého neúspěchu nebo o sdělení výhrad k pracovnímu výkonu podřízeného. K ulehčení těchto povinností slouží následující tipy, které zveřejnil server Salesopedia.com:

• První fáze přípravy. Otázky, které byste si měli položit před tím, než budete jednat, se týkají toho, čí zodpovědnosti se problém týká. Jste to vy? Někdo jiný? Dále je potřeba si uvědomit, kdo všechno už o problému ví a koho všeho se týká. Jaké důsledky může otevřené jednání dané problematiky přinést?

• Druhá fáze přípravy. Připravte na debatu o problému i druhou stranu. Rozmyslete si vhodný přístup ke všem, kteří jsou do problému zapleteni. Špatné zprávy či negativní poznatky vyvažte i těmi pozitivními. Snažte se za každou cenu připravit ty nejlepší podmínky na to, aby mohli daní lidé onu tvrdou pravdu vzít co nejlépe.

• Vyjádřete se jasně, stručně a podnětně. Eufemismy ani mlžení nejsou na místě. Vyjádřete se tak, aby nevznikla možnost alternativních interpretací, tzn. stručně a přímo. Zbytečné dovysvětlování jenom zhoršuje utrpení druhé strany. Ponechte čas se zasažené osobě z nových zpráv osamotě vzpamatovat.

• Pracujte na řešení. V této fázi je nutné odprostit se od negativ a zaměřit se na účinné vyřešení situace. Nenechte své zaměstnance příliš dlouho dumat nad vyřčenou nepříjemností tím, že je zapojíte do tvořivého procesu řešení nastálé situace. Podporujte pozitivní atmosféru a „team spirit“, nicméně ve svých rozhodnutích si víc než kdy jindy stůjte za svým.

-mm-

How to talk about uncomfortable things in the workplace

Time to time, every manager has to face the unpleasant duty of dealing with an awkward problem that is difficult to talk about. It may be telling a superior that his or her expectations are unrealistic, announcing a failure or voicing criticism of employee work performance. In order to make this duty easier, the Salesopedia.com server has published the following tips:

• First phase of preparation. What you should ask before you act is connected to the question of who is responsible for the area of concern. Is it you? Is it somebody else? Then, it is necessary to consider who already knows about the problem and who it involves. What consequences might your actions have?

• Second phase of preparation. Prepare the second party for the discussion of the problem. Think about what approach you should choose towards those involved in the issue. Off set bad news with good news. Try to find the best possible conditions to give the hard truth to the affected people.

• Express yourself clearly and briefly. This is no time for euphemisms or beating around the bush. Express yourself briefly and directly so there is no possibility for alternative interpretations. Long, useless explanations only make the other party's suffering worse. Give the person enough time alone to deal with the news.

• Work on a solution. Now, it is necessary to get rid of the negatives and to focus  on an effective solution of the situation. Do not let your employees ponder too long over what was said, instead involve them in the creative process of resolving the situation. Support a positive atmosphere and encourage team spirit, but at the same time stand firmly behind your decisions, even more than at other times.

-mm-