The term "focus time" does not translate easily into Czech. It could be paraphrased as "time reserved for focused work". What does this mean and why should you promote its use in your team?
Defining "focus time"
The term in question refers to the time an employee reserves for work on a specific project or task. During this time, they are not available to others as they need to concentrate on what they are doing; hence they should not be disturbed. Focus time serves as an antidote to constant distractions, multitasking and jumping from one task to another. It usually takes the form of time blocked off in the employee's calendar and it is often accompanied by the employee physically leaving the shared space. Focus time allows for deep work and full concentration.
Why should you promote this work method in your team?
As the Harvard Business Review states, you should support subordinates in planning their focus time. It should be standard practice for workers occasionally to have some such time and for this to be respected by their colleagues. If your subordinates do start using focus time for their work, team productivity could improve, and you may even see reduced error rates as well as lower stress levels of team members.
How to implement focus time in your team
- Explain the benefits to subordinates. Ensure everyone understands the benefits of the concept and why it is sometimes good to focus on one thing for a longer period of time rather than jumping from one task to another.
- Set an example. As a manager, you should lead by example. Not only by using focus time yourself, but also by respecting when your subordinates reserve focus time and not interrupting them.
- Teach subordinates to prioritise better. Focus time requires effective prioritisation so that employees know what task to attend to during the allotted period. Teach subordinates to identify these priorities well and effectively.
- Beware of micromanagement. Allowing subordinates to take focus time requires your giving them some freedom. You must not monitor their every step and constantly ask what exactly they are working on. Do not be a micromanager; instead, allow your subordinates space to work independently.
-mm-
„Focus time“: Co to je a proč byste na to měli ve vašem týmu klást důraz?
Termín „focus time“ se do češtiny nepřekládá snadno. Kdybychom se o to přeci jenom pokusili, výsledkem by byl zřejmě termín „čas na soustředění“ nebo „čas na soustředěnou práci“. Co tento termín znamená? A proč byste na měli ve vašem týmu podporovat jeho využívání?
„Focus time“
Termín „focus time“ označuje čas, který si v rámci pracovní doby zaměstnanec vyhradí na práci na určitém projektu nebo úkolu. Jedná se o čas, kdy by jej neměl nikdo rušit a kdy není pro ostatní k dispozici, protože se potřebuje soustředit na to, co dělá. „Focus time“ slouží jako protijed proti neustálému vyrušování, multitaskingu a přeskakování z jednoho k úkolu k druhému. Většinou má podobu rezervovaného času v kalendáři dotyčného pracovníka a nezřídka je i doprovázen fyzickým odchodem pracovníka ze společných prostor. „Focus time“ umožňuje hlubokou práci a plné soustředění.
Proč tuto taktiku ve vašem týmu zavést?
Jak uvádí Harvard Business Review, své podřízené byste měli ve „focus time“ podporovat. Měl by to být standard, který dodržují všichni pracovníci, kteří potřebují čas od času pracovat soustředěně a samostatně, a který také všichni kolegové respektují. Když budou vaši podřízení „focus time“ dodržovat, můžete na týmové úrovni zpozorovat zlepšení výkonu a produktivity, nižší chybovost i menší stresovou zátěž pracovníků.
Jak „focus time“ ve vašem týmu implementovat
- Vysvětlete podřízeným výhody „focus time“. Ujistěte se, že všichni chápou, jaké benefity tento koncept přináší a proč je dobré se občas soustředit delší dobu na jednu věc než skákat od jednoho úkolu k druhému.
- Jděte příkladem. Jako manažer byste měli jít příkladem. A to nejenom tím, že si sami budete „ordinovat“ čas sami pro sebe, ale že budete i respektovat, když si „focus time“ vyhradí vaši podřízení, a nebudete je u toho rušit.
- Naučte své podřízené lépe určovat priority. „Focus time“ vyžaduje efektivní určování priorit, aby pracovník věděl, jakému úkolu se má během vyhrazeného času věnovat. Naučte své podřízené tyto priority dobře a efektivně identifikovat.
- Pozor na mikro-management. Umožnění „focus time“ u vašich podřízených vyžaduje, abyste jim dali určitou volnost. Nesmíte jim stát za zády a neustále se ptát, na čem přesně pracují. Nebuďte mikro-manažery a dejte podřízeným prostor pro samostatnou práci.
-mm-