In many enterprises, e-mail is the primary communication channel among workers. Other programs also often generate notifications in the form of an e-mail; moreover, official communication is frequently via e-mail too, likewise external communication with, say, suppliers and clients. It is therefore no surprise that many managers receive dozens (or even more than a hundred) e-mails each day. It is only possible to handle so many messages if you have a good system for working with e-mail. This article will explain how to sort e-mails and work with them so you do not suffer a breakdown when you see your inbox.
Show no mercy
The Muse recommends you be uncompromising with e-mails that require no action on your part or simply have low priority and you know you will have no time to deal with them. Either delete or archive them.
Delegate
Similar to delegating work, managers should also delegate e-mails. If someone sends you an e-mail that a subordinate will be dealing with, forward them the message and tell them to include you in a copy of subsequent communication only if it is necessary.
Mark e-mails that require action by someone else
Many e-mails do concern you but you are waiting for someone else to do something first. Either label those e-mails accordingly, or ideally move them to a special folder. Check that folder at regular intervals to see whether some of the messages have reached the point that requires some action or reaction from you.
Sort e-mails into folders
Sorting e-mails into sub-folders should be a big help, be it by topic, priority or level of complexity. If you are not yet sorting e-mails in this manner, you should definitely consider doing so.
Turn off e-mail notifications
When you wish to focus on work or a task requiring deep concentration, turn off e-mail notifications so they do not disturb you. You can turn them off regularly for the majority of your working hours if this is possible, and only deal with e-mails in defined, limited time blocks.
-mm-
Dostáváte každý den přes 70 e-mailů? Tipy, jak je roztřídit a pracovat s nimi
V řadě organizací je e-mail primárním komunikačním kanálem mezi pracovníky. I ostatní programy často generují notifikace, které pracovníkům chodí do e-mailu. Přes e-mail navíc často chodí i oficiální komunikace nebo se přes něj naopak komunikuje externě, tedy třeba s dodavateli a klienty. Není tedy divu, že řada manažerů dostává desítky (nebo i přes sto) e-mailů denně. Takové množství se dá vládnout jenom tak, že máte v práci s e-maily dobrý systém, a my si v tomto článku ukážeme, jak e-maily třídit a pracovat s nimi tak, abyste se při pohledu na svoji e-mailovou schránku nezhroutili.
Buďte nekompromisní
Server The Muse radí být nekompromisní a e-maily, které nevyžadují žádnou akci nebo zkrátka mají nízkou prioritu a vy víte, že se k nim nikdy nedostanete, buď vyloženě smažte nebo přesuňte do archivu.
Delegujte
Stejně jako je nutné delegovat práci musí manažer umět delegovat i e-mailovou komunikaci. Pokud vám někdo pošle e-mail, kterému se bude věnovat váš podřízený, e-mail přepošlete na dotyčného s poznámkou, ať vás dává do kopie další komunikace jenom pokud je to vyloženě nutné.
Označte si e-maily vyažadující akci někoho jiného
Řada e-mailů se vás týká, ale čeká se na akci někoho jiného. Takové e-maily si buď označte nebo ideálně přesuňte do speciální složky. Tu si v pravidelných intervalech procházejte a zjišťujte jestli už některé e-maily „neuzrály“ do podoby, kdy už je žádoucí vaše akce nebo reakce.
Třiďte e-maily do složek
Vaším velkým pomocníkem by mělo být dělení e-mailů do podsložek – ať už podle tématu, kterým se věnují, podle priority nebo podle náročnosti. Pokud e-maily tímto způsobem ještě netřídíte, měli byste se nad tím vážně zamyslet.
Vypněte si e-mailové notifikace
Když se chcete soustředit na práci či úkol vyžadující hlubokou koncentraci, vypněte si e-mailové notifikace, aby vás nerušily. Klidně je takto můžete mít vypnuté většinu pracovní doby, pokud je to možné, a k e-mailům se tak můžete dostávat v pravidelných, plánovaných intervalech.
-mm-