More often than poor planning or lack of skills, projects fail due to vague ideas about their goals and ways of measuring success. Your project's goal should be feasible, comprehensible, manageable and beneficial. Agree on the metrics with your customer.
Your time and financial plan must be based on a detailed survey and comparison with similar projects. Numbers can never come out of the blue.
The project manager must communicate with his team, the customer and the other involved parties. All these people need to know how the project is developing, if something has changed, what the actual risks are etc. A lack of communication can't be excused.
The project's scope can't be defined during the course of its implementation. It must always be agreed on in advance. You should also agree on a binding procedure for the possible expansion of the project.
Every project manager should listen to the comments and suggestions of his team members. If you think you know everything, try to think about it again.
Closely monitoring every step of the project team is another extreme. Micromanagement will costs you the confidence and motivation of your people.
Project management software is very useful, but only as a tool it can't solve problems. Problems have to be solved by people, software can only help.
The best process is simple and includes clear steps that need to be done and outcomes. All your people should therefore know what and when it must be done.
-kk-
Každý projekt naráží na různé problémy, které mohou být okrajové, ale také zásadní a vést až k neúspěchu celého projektu. Chceme-li problémům předcházet, měli bychom znát nejčastější problémy, které nás mohou potkat a připravit se na ně. Většině z nich lze předejít s ostražitostí, dobrým plánováním a jasnou komunikací.
Typickým problémem je například výběr nezkušeného projektového manažera. Má-li manažer uspět, musí umět sestavovat projektové plány, vést schůze věnované pokrokům v projektech, řídit rizika a jednat se všemi zúčastněnými stranami. Chcete-li dát řízení projektu na starosti některému z vašich juniorních manažerů, nejprve by měl alespoň stínovat zkušené projektové manažery. Stejně tak ostatní členy projektového týmu je třeba vybírat podle jejich zkušeností a dovedností, nikoli podle toho, kdo je zrovna k dispozici. Následující desatero zbytečných chyb v projektovém řízení sestavil web Project Smart.
Každý projekt by měl začínat úvodní schůzkou, na které budou shrnuty cíle projektu, důležité termíny a všichni členové týmu si ujasní své úkoly. Nepředpokládejte, že všichni všechno vědí.
Seznam požadavků, které má splnit váš projekt, musí vycházet z potřeb zákazníka. Ujistěte se, že těmto potřebám dobře rozumíte. Seznam vytvářejte společně a zajistěte, aby jej podepsaly všechny zúčastněné strany.
Mnohem častěji než kvůli špatnému plánování nebo nedostatečným dovednostem selhávají projekty v důsledku nejasné představy o cílech a způsobech měření úspěchů. Cíl vašeho projektu by měl být proveditelný, srozumitelný, řiditelný a přínosný. Na způsobech měření se opět domluvte se zákazníkem.
Váš časový a finanční plán musí vycházet z podrobného průzkumu a srovnání s obdobnými projekty. Čísla nikdy není možné sypat z rukávu.
Manažer projektu musí komunikovat se svým týmem i se zákazníkem a dalšími zapojenými stranami. Ti všichni potřebují vědět, jak se projekt vyvíjí, co se změnilo, jaká jsou aktuální rizika. Nedostatek komunikace nelze nijak omluvit.
Rozsah projektu není možné definovat až v průběhu realizace. Vždy se na něm dohodněte předem. Dále se dohodněte na závazném postupu pro případné rozšiřování projektu.
Projektový manažer by měl naslouchat připomínkám a návrhům členů svého týmu. Pokud si myslíte, že víte všechno nejlépe, zkuste se zamyslet ještě jednou.
Druhým extrémem ve vztahu k členům projektového týmu je sledování každého jejich kroku. Mikromanagement vás připraví o důvěru a motivaci vašich lidí.
Software určený pro řízení projektů je velmi užitečný, ale pouze jako nástroj, který sám o sobě nedokáže řešit problémy. Problémy vždy řeší lidé, software může pomáhat.
Nejlepší proces je jednoduchý a zahrnuje jasné kroky, které je třeba udělat. Všichni vaši lidé by proto měli vědět, co a kdy je třeba udělat.
-kk-