Every manager and team leader knows how important meetings are to the functioning of a successful team. However, as the saying goes, too much of anything is bad for you, and this also applies to meetings. Too many meetings can have a negative impact on team morale and performance. Here are four reasons why you should consider cutting back on individual and group meetings, and instead give your team more space to work.
Meetings alone are usually unproductive
As Forbes states, meetings are meant to be a tool to help workers be more efficient and productive, not an end in themselves. If a team is faced with so many meetings that they have little time for actual work, such meetings become counterproductive.
A calendar full of meetings unnecessarily clutters workers' minds
Every meeting requires a certain amount of mental capacity and energy from its participants. If the meetings pile up, employees have less time for strategic planning and deep work. As a result, tasks that require focus get put off until "after all those meetings", which often means late in the evening. Or two days later. Or never. Remember that creativity and innovation thrive in quiet moments, not between the third and fourth meeting of the day.
Multitasking during meetings doesn't work
If employees have to attend too many meetings, they tend to check e-mails, respond to messages, or even complete other tasks during the meeting. Frequent meetings encourage multitasking, but this reduces the quality of both work and results. Instead of focusing fully on the meeting or the task they are working on, employees do neither properly. As a result, meetings are ineffective and tasks are unfinished.
Fewer meetings means more space for independent work and creative thinking
The less time employees spend in meetings, the more time they have to work independently and take ownership of their projects. Try granting your team more trust and space to organise their own time. You will see an increase in not only efficiency but also their satisfaction. There is no need to be there at all times: if you lead your team well, they will know what to do without constant meetings.
-mm-
Čtyři důvody, proč by manažeři neměli své týmy přehlcovat meetingy
Každý manažer a týmový vedoucí ví, jak důležité jsou schůzky pro fungování týmu. Nicméně, jak se říká - všeho moc škodí. A to platí i pro meetingy. Příliš častá setkání mohou mít na pracovní morálku a výkonnost týmu negativní dopad. Zde jsou čtyři důvody, proč byste měli zvážit omezování individuálních schůzek i týmových porad a dát místo toho svému týmu větší prostor na práci.
Schůzky samy o sobě produktivní většinou nejsou
Jak uvádí Forbes, schůzky mají být nástrojem, který pomůže pracovníkům být efektivnější a produktivnější, nikoli cílem samy o sobě. Pokud se týmu nahromadí tolik meetingů, že jim zbývá málo času na skutečnou práci, stávají se kontraproduktivními.
Kalendář plný schůzek zbytečně zahlcuje mysl pracovníka
Každý meeting na jeho účastnících vyžaduje určitou mentální kapacitu a energii. Pokud se schůzky kupí, zaměstnanci mají méně času na strategické plánování a hlubokou práci. Výsledkem je, že úkoly, které vyžadují soustředění, se odkládají na dobu „po všech těch schůzkách“ – což často znamená pozdě večer. Nebo za dva dny. Nebo také nikdy. Pamatujte, že kreativitě a inovaci se daří v klidných chvílích, ne mezi třetí a čtvrtou poradou dne.
Multitasking během meetingů nefunguje
Když se pracovníci musí účastnit příliš mnoho porad, mají tendenci během jednání kontrolovat emaily, odpovídat na zprávy nebo dokonce dokončovat jiné úkoly. Časté meetingy podporují multitasking, ten ale snižuje kvalitu práce i kvalitu výsledků. Místo toho, aby se zaměstnanci plně soustředili na schůzku nebo úkol, na kterém pracují, nedělají pořádně ani jedno. Výsledkem tedy je, že schůzky jsou neefektivní a úkoly jsou nedodělané.
Méně schůzek znamená více prostoru na samostatnou práci a kreativní přemýšlení
Čím méně času zaměstnanci stráví na schůzkách, tím více času mají na samostatnou práci a zodpovědnost za své projekty. Zkuste svému týmu více důvěřovat a dát jim prostor k tomu, aby si svůj čas organizovali sami. Uvidíte, že zvýšíte nejen jejich efektivitu, ale i spokojenost. Není třeba být u všeho – pokud svůj tým vedete dobře, bude vědět, co dělat i bez neustálých jednání a týmových porad.
-mm-