Unnecessary and poorly organized meetings are the most common causes of wasting time and strengthening frustration of employees. It is even worse when such meetings repeat regularly every week or even every day. Try to count how many meetings, interviews and other appointments you have attended during your career and in how many cases you have considered it only a waste of time. The resulting number could motivate you to become a better organizer of meetings at least yourself when the others around you cannot handle it. Get inspired by the following recommendations of the business server Inc.com.
Each meeting must have a leader and a purpose
A leader, a specific purpose, a start time, an end time and a clear reason why every individual is invited - these are essential conditions to a meaningful meeting. In addition to follow the meeting's agenda, the leaders must also record the resulting findings of the meeting and the specific steps that will follow.
Leaders must know the basics of managing discussions
They should know how to invoke a constructive discussion and keep it within its topic. They record any new issues that arise but don't relate directly to the present case for a next debate. They also know how to lead the discussing employees to a joint decision.
Meetings should be held in the afternoon
Let your people do their main work in the morning when most people reach the greatest performance. They are also better tuned for a meeting after lunch.
Meetings should not occupy most of the working days
If you have a calendar full of meetings which, moreover, occur every week, when you want to do your real job?
Meetings should not be held without preparation
Convening meetings based on sudden motives e.g. in the hallway is mostly not effective. In most of the cases, decisions are made without key people or only turbulent exchanges of views occur with no result.
Meetings should continuously improve
If you hold regular meetings, regularly ask the participants what measures they would propose for the meetings to be more effective.
-kk-
6 kroků k smysluplnějším poradám
Zbytečné a špatně zorganizované porady patří nejčastějším příčinám ztráty času a posilování frustrace zaměstnanců. Ještě horší je to ve chvíli, kdy se tyto porady pravidelně opakují každý týden nebo dokonce každý den. Zkuste si spočítat, kolika porad, pohovorů a dalších schůzek jste se již za svou kariéru zúčastnili a v kolika případech jste je považovali pouze za ztrátu času. Výsledné číslo by vás mohlo motivovat k tomu, abyste se alespoň vy sami stali lepšími organizátory porad, když už to nezvládají jiní ve vašem okolí. Inspirujte se následujícími doporučeními podnikatelského serveru Inc.com.
Každá porada musí mít vedoucího a účel
Vedoucí, konkrétní účel, čas zahájení, čas ukončení a jasný důvod, proč byl pozván každý jednotlivec – to jsou základní předpoklady smysluplné porady. Vedoucí musí kromě dodržení programu porady zajistit také zaznamenání závěrů porady a konkrétní kroky, které budou následovat.
Vedoucí musí znát základy řízení diskuse
Měl by vědět, jak vyvolat konstruktivní diskusi a udržet ji v mezích tématu. Případná nová témata, která vyvstanou, ale netýkají se přímo projednávané věci, zaznamenává pro příští diskuse. Umí také přivést diskutující ke společnému rozhodnutí.
Porady by se měly konat odpoledne
Nechte svým lidem dopoledne, kdy většina lidí podává největší výkony, na jejich hlavní činnost. Po obědě navíc bývají lépe naladěni.
Porady by neměly zabírat většinu pracovních dní
Jestliže máte kalendář plný porad, které se navíc opakují každý týden, kdy se chcete věnovat skutečné práci?
Porady by neměly být svolávány bez přípravy
Svolávání porad z náhlých pohnutek například na chodbě nebývá efektivní. Většinou se na nich rozhoduje bez klíčových lidí nebo dochází pouze k bouřlivým výměnám názorů bez výsledku.
Porady by se měly stále zdokonalovat
Pokud již pořádáte pravidelné porady, pravidelně se na nich ptejte účastníků, jaká opatření by navrhovali pro větší efektivitu těchto porad.
-kk-