Team meetings. Many employees (and team managers) are not great fans of them. This is frequently because the meetings are poorly led: they often overrun, with too much time spent on one point, and thus most of the meeting fails to relate at all to many of the participants. Although successful leadership of meetings is a complex topic, this article will at least look at one aspect: time management. Here are five tips on how to plan, schedule and lead a meeting with your team.
These tips were published by the Management Issues website.
Make a time schedule
This sounds obvious, but the most essential tip is actually to make a schedule for every meeting. This does not mean merely stating that the meeting will take hour and the topics you want to cover; rather, you should write for each point how much time you intend to spend on it and then properly adhere to this schedule during the meeting itself.
Consult the schedule of regular meetings with team members
If you hold regular or repeated meetings, do not rely solely on your own judgement; discuss the schedule with team members too. They might have useful comments and insights that have not occurred to you.
Check whether everybody really needs to be present the whole time
Many managers force team members to sit through the whole meeting even if most of the topics do not concern them. Evaluate whether it is really necessary that all team members be present throughout the meeting. If not, you can divide the meeting into smaller, more intensive sessions that only the relevant people will participate in.
Start with priority points
Let's be honest: the situation when you are running out of time at the end of the meeting and have to omit some points will always arise. This is why it is necessary you put the most important points at the top of the agenda and only then move on to less urgent issues.
Assign someone to monitor the time during the meeting
It is always good to assign someone the task of keeping an eye on the time and reminding participants they are behind schedule and should move on to the next point. It is also advisable that this is not the same person who is managing the meeting because the manager must focus primarily on other things.
-mm-
5 tipů, jak na efektivní time management během týmových porad
Týmové porady. Mnoho pracovníků (a dokonce i týmových manažerů) je nemá příliš v lásce. Častým důvodem je potom špatné vedení těchto porad. Často se přetahuje, mnohdy se stráví na jednom bodě neúměrně mnoho času a ve výsledku se velká část porady jednotlivých pracovníků ani netýká. I když je úspěšné vedení porad poměrně komplexní problematikou, v dnešním článku se podíváme alespoň na jeden aspekt – a sice time management. Zde je pět tipů, jak dobře naplánovat, časově rozvrhnout a vést poradu s vaším týmem.
Tyto tipy přinesl server Mangement Issues.
Udělejte si časový harmonogram
Zní to banálně, ale základní poučkou je vůbec si připravit časový harmonogram každé porady. Tím se nemyslí pouze určit, že porada bude na hodinu a jaké body chcete probrat. Tím se myslí, že u každého bodu napíšete, jak dlouho u něj zůstanete, a že tento rozvrh pak budete v průběhu porady opravdu dodržovat.
Průběžně se členy vašeho týmu rozvrh pravidelných porad konzultujte
Jestliže se jedná o pravidelné nebo opakované porady, nespoléhejte se pouze na svůj úsudek a proberte časový harmonogram těchto porad i se členy vašeho týmu. Mohou mít dobré poznámky a vhledy, které by vás nemusely nutně napadnout.
Ujistěte se, jestli jsou všichni skutečně na celou dobu potřeba
Mnoho manažerů nutí všechny členy týmu, aby se účastnili celé porady, i když se jich drtivá většina témat třeba vůbec netýká. Zvažte, jestli je skutečně nutné, aby byli všichni účastníci přítomni po celou dobu porady, případně ji rozkouskujte na menší, intenzivnější úseky, kterých se budou účastnit jen skutečně relevantní lidé.
Začněte od prioritních bodů
Ruku na srdce – to, že se nebude na konci porady stíhat a na některé body se nedostane, se bude asi dít navždy. Proto je nutné, abyste na začátek agendy porady daly ty nejprioritnější body a teprve od nich postupovali směrem k méně důležitým tématům.
Určete, kdo bude během porady hlídat čas
Je vždycky dobré určit někoho, kdo bude hlídat čas a případně účastníky upozorňovat, že se porada výrazně opožďuje a je nutné přejít k dalšímu tématu. A je dobré, aby tímto člověkem nebyl ten, kdo poradu vede, protože ten se většinou potřebuje soustředit především na jiné věci.
-mm-