Effective communication is key to the efficiency of the entire team. If communication in your team is inadequate, unclear or too slow, it will always have a significant impact on the productivity of the whole group. Unnecessary communication is also a major hindrance: if employees are spending time uselessly on having to verify or confirm things with colleagues that should not need any confirmation, this is a problem that can build up long term and cause considerable damage to the team's overall efficiency and productivity. Here are five tips on reducing and ideally eliminating unnecessary communication within your team.
These tips were published by Addicted2Success.com.
Get feedback from team members
The most valuable source of information are regular team members themselves. Hold a meeting to discuss the issue, then give employees a chance to express where they perceive unnecessary communication is taking place.
Based on the data, identify when and how ineffective communication occurs most often
Based on feedback from employees, identify when ineffective communication happens most often: at what stages of the project, between which team members and during which parts of the day? How does unnecessary communication come about, why does it happen, and what does the communication concern?
Find out the main reasons why unnecessary communication occurs
The next step is to identify the root of the problem. Why is unnecessary communication happening in the first place? What is the root cause? Possibly roles in the team are poorly divided. Or maybe the agendas of some employees overlap; therefore, they often have to recommunicate with one another about who will do what. Perhaps some members do not know how the processes in your team work, or approval from supervisors is required even though it need not be that way. Or you could simply be using inappropriate communication tools or duplicating communication.
Design a solution together
Based on all your findings and analysis of why unnecessary communication occurs, propose solutions to these problems as a team. Go for solutions that will solve the problem in the long term.
Monitor the situation
After implementing the solution, monitor the situation. Continuously check whether the solution is working for everyone or if there are any problems, delays or, paradoxically, even more administration or communication problems as a result. If necessary, adjust the solution.
-mm-
5 tipů, jak eliminovat zbytečnou komunikaci v týmu
Efektivní komunikace je klíčem k efektivitě celého týmu. Jestliže se komunikace ve vašem týmu zadrhává, je nevyjasněná nebo je příliš pomalá, vždy se to viditelně podepíše na produktivitě celé skupiny. Velkou brzdou je také komunikace, která je zbytečná. Pokud pracovníci tráví zbytečně čas tím, že si musí ověřovat nebo potvrzovat s kolegy věci, které by si vůbec potvrzovat nemuseli, jedná se o problém, který se může dlouhodobě nastřádat a celkově způsobit nemalé škody na efektivitě a produktivitě týmu. Zde je pět tipů, jak zbytečnou komunikaci ve vašem týmu zredukovat a ideálně zcela eliminovat.
Tyto tipy uveřejnil server Addicted2Success.com.
Zjistěte zpětnou vazbu od členů týmu
Jako nejcennější zdroj informací poslouží především samotní řadoví členové týmu. Uspořádejte setkání, kde si o tématu promluvíte, a následně dejte pracovníkům možnost vyjádřit se, kde oni sami vnímají, že probíhá zbytečná komunikace.
Na základě dat identifikujte, kdy a jak se neefektivní komunikace odehrává nejčastěji
Na základě zpětné vazby od pracovníků zjistěte, kdy se neefektivní komunikace děje nejčastěji. V jakých fázích projektu, mezi kterými členy týmu, v jakých částech dne? Jak se zbytečná komunikace děje, proč se děje a čeho se týká?
Zjistěte, co jsou ty hlavní důvody, proč se zbytečná komunikace děje
Dalším krokem je zjistit jádro problému. Proč se zbytečná komunikace vůbec děje? Co je ten prapůvodní důvod? Třeba jsou v týmu špatně rozdělené role. Nebo se agendy některých pracovníků překrývají a proto si musí vždy mezi sebou pokaždé znovu vykomunikovat, kdo se čemu bude věnovat. Nebo někteří členové neví, jak fungují procesy ve vašem týmu, nebo je třeba zbytečně vyžadováno schvalování nadřízených pracovníků. Nebo zkrátka používáte nevhodné komunikační nástroje nebo komunikaci duplikujete.
Navrhněte společně řešení
Na základě všech zjištění a na základě vaší analýzy důvodů, proč se zbytečná komunikace děje, navrhněte jako tým řešení těchto problémů. Jděte po takových řešeních, která problém vyřeší dlouhodobě.
Situaci monitorujte
Poté, co řešení implementujete, situaci monitorujte. Průběžně zjišťujte, jestli zavedené řešení vyhovuje všem a jestli kvůli němu nedochází k nějakým problémům, zpožděním nebo paradoxně ještě větší administrativě nebo komunikačním problémům. Pokud je to nutné, řešení upravte.
-mm-