When people think of a team meeting, it often brings to mind boredom and wasting time talking about things that are irrelevant to their actual job. But this need not necessarily be the case. Even team meetings can be interesting, effective and productive. Here are four tips on how to achieve exactly that.
Tip no. 1: Share the agenda in advance
According to Gallup, first of all you should inform participants of the agenda sufficiently in advance so they can prepare. Without their having this opportunity, the meeting will be less productive and the organiser, who knows what will be discussed, has an unfair advantage over the other attendees.
Tip no. 2: Invite only relevant people
Too many meetings are attended by people who do not need to be there at all. Either the topics covered do not concern them in any way, or only peripherally. The solution is to invite those for whom only a minority of topics are relevant just for the first 15 minutes or so of the meeting.
Tip no. 3: Do not exceed the time limit
The basic rule is you should stick to the defined schedule and not exceed the allocated time, which is one way in particular how to make attendees dislike such meetings. Moreover, once you start exceeding the given time, people stop paying attention and the meeting becomes highly ineffective.
Tip no. 4: Draw clear conclusions
Discussing only general topics at meetings without reaching any specific conclusions might be frustrating for the attendees. For meetings to be genuinely effective, they must lead to concrete conclusions and plans for the future.
-mm-
4 tipy, jak učinit týmové porady zábavnějšími a efektivnějšími
Když se řekne týmová porada, řadě lidí se vybaví nuda, ztráta času a řešení věcí, které nemají s prací jednotlivých pracovníků příliš mnoho společného. Nemusí to tak ale být vždy. I týmové porady mohou být zajímavé, efektivní a přínosné. Přinášíme vám čtyři tipy, jak toho dosáhnout.
Tip č. 1: Sdílejte agendu předem
Podle Gallup je v prvé řudě nutné seznámit účastníky porady s agendou dané porady dostatečnou dobu předem, aby se na ni mohli připravit. Pokud tuto možnost nedostanou, nemůže být porada dostatečně efektivní a organizátor porady tak má oproti řadovým členům nesrovnatelnou výhodu, protože ví, o čem se bude mluvit.
Tip č. 2: Pozvěte jenom relevantní osoby
Až příliš mnoho porad se koná za účasti lidí, kteří by na nich vůbec být nemuseli. Buď se jich probíraná témata vůbec netýkají, nebo se jich týkají jenom okrajově. Řešením je osoby, kterých se týká jenom malá část probíraných témat, pozvat jenom třeba na prvních 15 minut porady.
Tip č. 3: Nepřetahujte
Základním pravidlem porad je, že se musí dodržovat předem definovaný harmonogram a v žádném případě by se neměl vyhrazený čas přetahovat. Tak totiž porady účastníkům zošklivíte a ti se navíc v době, kdy už má porada končit, přestávají soustředit a další jednání je velmi neefektivní.
Tip č. 4: Učiňte jednoznačné závěry
Pokud se v rámci jednání pouze bavíte o obecných tématech a z porady nevyplývají žádné konkrétní závěry, může to na všechny účastníky působit frustrujícím dojmem. Aby byly porady skutečně efektivní, musí dát vzniknout konkrétním závěrům a plánům do budoucna.
-mm-