Negative feedback is annoying but necessary for us to improve. However, criticism can only have an impact when a manager expresses it properly. Poorly expressed criticism is not only useless, but it also undermines the manager's image in the eyes of subordinates. How should you criticize the right way? We summarized the following recommendations for you from the Harvard Business Review.
1. Clearly separate praise and criticism. Do not try to hide negative feedback by squeezing it between two compliments.
2. Plan regular meetings with your subordinates in order to share feedback. Both positive and negative feedback will then become a regular part of your work.
3. Do not mix criticism with an interview about financial rewards or promotions. You just arouse emotions unnecessarily.
4. Follow the general rule of criticizing in private. However, keep in mind that sometimes you need to talk about performance in front of the whole team.
5. Ask if you can express criticism. While this may sound strange, the employee being criticized will get the opportunity to prepare mentally and he or she will listen to you more.
6. Do not jump to conclusions. Always let the employees being criticized explain the reasons for their actions.
7. Do not talk about what is wrong with the person concerned. Relate your criticism to what can be achieved when they change their behavior. Clearly describe the behavior you expect.
8. If you are going to give them very harsh criticism, consider giving the employee a free afternoon. Do not try to look for something you can praise. Express your criticism and offer space for the employee to cope with it.
9. If the employee's reaction is highly defensive or aggressive, keep calm. While you can't always control the reactions of others, you can control yours.
10. Get rid of bad feelings generated by giving negative feedback. Most employees want to hear what can be improved. Many of them are even more interested in criticism than praise.
-Kk-
10 kroků ke správnému vyjádření kritiky
Negativní zpětná vazba je sice nepříjemná, ale nutná, abychom se mohli stále zlepšovat. Smysl má však pouze tehdy, dokáže-li ji manažer předat správným způsobem. Špatně vyjádřená kritika nejen přijde nazmar, ale navíc ještě zhorší obraz manažera v očích podřízených. Jak tedy správně kritizovat? Shrnujeme pro vás doporučení serveru Harvard Business Review.
1. Jasně oddělujte pochvalu a kritiku. Nesnažte se kritiku zamaskovat tím, že ji vměstnáte mezi dvě pochvaly.
2. Naplánujte si s podřízenými pravidelné schůzky za účelem sdělování zpětné vazby. Pozitivní i negativní zpětná vazba se tak stane běžnou součástí vaší práce.
3. Nemíchejte kritiku s rozhovorem o finanční odměně či povýšení. Zbytečně byste rozjitřili emoce.
4. Držte se obecného pravidla kritizovat v soukromí. Zároveň však mějte na paměti, že někdy je třeba mluvit o výkonnosti s celým týmem.
5. Zeptejte se, zda můžete vyjádřit kritiku. I když to může znít divně, dotyčný se bude moci lépe psychicky připravit a bude vám více naslouchat.
6. Nedělejte unáhlené závěry. Vždy dejte kritizovaným možnost, aby vysvětlili důvody svého jednání.
7. Nemluvte o tom, co je špatného na dotyčném člověku. Kritiku vztahujte k tomu, čeho může dosáhnout, když změní své chování. Jasně popište chování, které očekáváte.
8. Pokud se chystáte sdělit velmi tvrdou kritiku, zvažte, že dáte dotyčnému zaměstnanci volné odpoledne. Nesnažte se hledat něco, za co byste jej pochválili. Vyjádřete svou kritiku a nabídněte prostor, aby ji zaměstnanec zpracoval.
9. V případě výrazně defenzivní či agresivní reakce kritizovaného zachovejte klid. Zatímco reakce druhých vždy kontrolovat nemůžete, své vlastní ano.
10. Zbavte se špatného pocitu z poskytování negativní zpětné vazby. Většina zaměstnanců chce slyšet, v čem se může zlepšit. Mnohé to dokonce zajímá více než chvála.
-kk-