Není žádným překvapením, že mnoho podniků nyní přechází na externí pracovní sílu, aby optimalizovalo své náklady. Spolupráce s externisty a smluvními partnery však není nikdy bezproblémová, vyžaduje procesy a plánování. Zde je pár tipů, jak na efektivní kooperaci.

Analyzujte své náborové potřeby

Pokud chcete identifikovat pracovní pozice vhodné pro externí pracovníky, zeptejte se nejprve sami sebe, jak moc je daná zvažovaná role pro vaši firmu důležitá. Pokud má maximální prioritu, ale neuživíte nyní člověka na plný úvazek, zvažte dočasný outsourcing nebo částečný úvazek. Tento přístup může pomoci zajistit vysokou kvalitu práce a motivace.

Na druhé straně mohou být všechny role, které nejsou pro podnikání kritické, přeměněny na trvalé částečné úvazky nebo na smluvní zakázky a mohou být přiděleny nezávislým dodavatelům.

Sestavte si skupinu nezávislých pracovníků

Spolupracujte s ověřenými lidmi, kteří prokázali své dovednosti a opakovaně poskytují vysoce kvalitní práci a vytvořte si kvalitní databázi pro ad hoc potřeby. Historické informace o nezávislých pracovnících, kteří pracovali na podobných projektech, jsou neocenitelné při zahájení nového projektu s omezeným rozpočtem a náročným termínem.  

Zároveň dejte vašim projektovým manažerům dostatečné informace o projektech, na kterých externí pracovníci dříve pracovali. Musí být schopni kontaktovat ty správné lidi, pokud se naskytne nový projekt, který vyžaduje podobnou sadu dovedností a odborných znalostí.

Vytvořte si systém

Pokud se více než 10 % vaší pracovní síly skládá z nezávislých pracovníků, budete potřebovat systém pro jejich organizaci, abyste mohli sledovat dokončené a probíhající projekty, mít přístup k historickým informacím, spravovat rozpočty projektů, přidělovat nezávislé pracovníky novým projekty, schvalovat platby a mnohem více.

Vytvořte si také kontrolní seznam, který vám pomůže při výběru. Zodpovězte si otázky jako: „Kolik nezávislých pracovníků budu řídit v příštích třech letech?“, „Budu spravovat nezávislé pracovníky i vzdálené pracovníky ve více geografických oblastech?“, , „Potřebuji automatickou fakturaci?“

Podniková řešení, jako je SAP Fieldglass a Oracle HCM, obvykle nejsou pro malé a střední podniky (SMB) alternativou z důvodu vysokých nákladů na integraci a údržbu. Naštěstí existují dostupné alternativy navržené speciálně pro potřeby malých a středních podniků.

Spravujte rozpočty projektů

Plán a realizace projektu často nejsou v souladu. Existují úkoly, které byly přehlíženy a vůbec nebyly zahrnuty do rozpočtu, dovednosti, které chybí, a lidé, kteří se náhle stanou nedostupnými. Pro nezávislé pracovníky je běžné pracovat na více než jednom projektu současně. Schopnost přesouvat náklady z jednoho projektu do druhého při zachování rozpočtu je neocenitelná. Špatné řízení rozpočtu může proměnit slibný projekt na projekt generující ztráty.

Sledujte efektivitu

Protože externí pracovníci jsou často placeni za hodinu, projektoví manažeři musí být schopni identifikovat jakékoli neobvyklé odchylky v reportech „docházky“. Pokud stejný úkol v minulosti trval 10 hodin, proč nyní trvá 30 hodin? Rychlost týmu je také důležitá, protože se někdy může stát, že členové týmu budou méně efektivní, než je průměr týmu. Pokud neefektivnost a přeúčtované hodiny nebudou včas identifikovány, nevyhnutelně to povede ke ztrátě produktivity, napětí v týmu a ke zvýšení nákladů.

-bb-

Planning to fill some posts with external workers? Don't underestimate the organisational system

It is no surprise that many companies are now switching to an external workforce in order to optimise costs. However, working with external experts and contractual partners is never problem-free; it requires certain processes and planning. Here are some tips on effective cooperation.

Analyse your recruitment needs

If you want to identify jobs suitable for external employees, first ask yourself how important the given role is for your company. If it has the highest priority but you are not currently employing anyone full-time, consider temporary outsourcing or part-time work. This approach can help ensure high quality work and motivation.

On the other hand, all non-essential business roles can be transformed into permanent part-time or contract work and assigned to independent suppliers.

Build a group of freelancers

Collaborate with proven people who have demonstrated their skills and repeatedly provide high quality work. Thus you will create a quality database for ad hoc needs. Historical information about freelancers who have worked on similar projects is invaluable when starting a new project with a limited budget and a demanding deadline.

At the same time, give your project managers enough information about projects that external staff used to work on. They must be able to contact the right people if a new project arises that requires a similar set of skills and expertise.

Create a system

If more than 10% of your workforce consists of freelancers, you will need a system for their organisation so as to track completed and ongoing projects, access past information, manage project budgets, assign freelancers to new projects, approve payments, and much more.

Also create a checklist to help you make your selection. Answer such questions as: "How many freelancers will I manage in the next three years?"; "Will I manage freelancers and remote workers in multiple geographic areas?"; "Do I need automatic invoicing?"

Enterprise solutions such as SAP Fieldglass and Oracle HCM are not usually an option for small and medium enterprises (SMBs) due to the high costs of integration and maintenance. Fortunately, there are  alternatives available designed specifically for the needs of SMEs.

Manage project budgets

The plan and implementation of the project are often inconsistent. There are tasks that have been overlooked and not budgeted at all, skills that are lacking, and people who suddenly become unavailable. It is common for freelancers to work on more than one project at a time. The ability to move costs from one project to another while maintaining a budget is invaluable. Poor budget management can turn a promising project into one which generates losses.

Monitor efficiency

As external staff are often paid per hour, project managers must be able to identify any unusual discrepancies in "attendance" reports. If the same task took 10 hours in the past, why does it take 30 hours now? Team speed is also important because sometimes team members may be less effective than the team average. If inefficiencies and billed hours are not identified in time, this will inevitably lead to lost productivity, team tensions and increased costs.

-bb-