Six Sigma is a process management strategy which can be variously used for optimising internal communication systems, production processes and project management. This method was developed by the Motorola company at the beginning of the 1980s and focused primarily on minimisation of variability and defects in production, sales processes and quality management. Later, the strategy was further developed by the Honeywell company and became widely used in process management. This article looks at how its five basic elements may be used effectively in optimisation of processes within your team and its overall functioning.
As Forbes states, the key principle of Six Sigma is abbreviated to DMAIC and consists of five steps, namely Define, Measure, Analyse, Improve and Control.
Define
Definition of a problem is the first step towards solving it. Define the points where your processes become sluggish and which parts should be improved. Your task is to reduce the variability of outcomes, i.e. to increase the number of cases in which you reach the desired goal. Set up processes so that despite differences in input values (different situations, different problems, different priorities, different clients, etc.) your team eventually reaches the same, high-quality result.
Measure
In order to make effective changes, you need real and reliable data. Use data to analyse the identified problems and, before preparing the necessary changes, have all the data ready to help you successfully set up the parameters of the changes to be implemented.
Analyse
Analyse in a qualitative way what should change in individual items and how the suggested changes should be implemented in practice. When solving problems, always proceed in such a way as to solve the core of the problem, not just its superficial symptoms.
Improve
Suggest and implement changes that will lead to improvement. Define what the expected results of the given changes are, and define the time frame when individual changes should start having an effective impact and measurable results should be available. It is also possible to test the changes first on a smaller sample (of situations, processes, clients) and see how they work before large-scale implementation.
Control
Analyse the situation continuously and set up control processes and data generation so that you have the whole process under control and are able to keep assessing the effect of the given changes. Be ready, based on the lastest findings, to adjust the systems so you achieve the required result.
-mm-
„Six Sigma“: Metoda, která vám umožní optimalizovat procesy ve vašem týmu
„Six Sigma“ je strategie řízení procesů, kterou lze využít v celé řadě procesů při optimalizaci interních komunikačních systémů, procesů výroby i projektového řízení. Tuto metodu vyvinula společnost Motorola na začátku 80. let 20. století a tehdy byla zaměřená primárně na minimalizaci variability a defektů při výrobě, v prodejních procesech a v rámci quality mangementu. Později tuto strategii dále rozvinula společnost Honeywell a stala se široce využívaným souborem strategií pro řízení procesů. V tomto článku se podíváme na to, jak může být 5 základních principů této strategie efektivně využito při optimalizaci procesů ve vašem týmu a jeho celkového fungování.
Jak uvádí Forbes, klíčový princip strategie Six Sigma se nazývá zkratkou DMAIC a sestává z 5 kroků (Define, Measure, Analyze, Improve a Control):
Definice (Define)
Definice problému je prvním krokem k jeho řešení. Určete, v jakých bodech vám vaše procesy „drhnou“ a které části by si zasloužily vylepšení. Vaším cílem je snížit variabilitu výsledků, tedy zvýšit případy, kdy v rámci jednotlivých procesů dosáhnete kýžených výsledků. Nastavte tedy procesy tak, aby i přes rozdílné vstupní hodnoty (různé situace, různé problémy, různé priority, různí klienti apod.) nakonec váš tým dosáhl stejně kvalitního výsledku v tom, co dělá.
Měření (Measure)
K efektivním změnám potřebujete reálná a spolehlivá data. Identifikované problémy analyzujte datově a před přípravou potřebných změn mějte připravená všechna data, která vám pomohou úspěšně nastavit parametry nastavovaných změn.
Analýza (Analyze)
Analyzujte kvalitativně, co by se mělo změnit v jednotlivých bodech, a jak navrhované změny zapracovat do praxe. Při řešení problémů vždy postupujte tak, abyste řešili jádro problému, nikoliv pouze jeho povrchní symptomy.
Zlepšení (Improve)
Navrhněte a zaveďte změny vedoucí ke zlepšení. Určete, jaké jsou očekávané výsledky těchto změn, a definujte časovou osu, kdy by měly změny začít efektivně působit a kdy by měly být k dispozici měřitelné výsledky. Je možné také nejdříve změny nejdříve otestovat na menším vzorků (situací, procesů, klientů) a vyzkoušet si tak jejich funkčnost, než je budete aplikovat plošně.
Kontrola (Control)
Průběžně situaci analyzujte a nastavte si kontrolní procesy a generování dat tak, abyste měli celý proces pod kontrolu a byli tak schopni vyhodnocovat efekt daných změn. Buďte připraveni na základě aktuálních zjištění změny a systémy poupravovat tak, abyste dosahovali požadovaného výsledku.
-mm-