Reviewing how they spent their time in the past weeks and separating urgent matters from the important ones is the usual approach of workers trying to deploy some kind of better time management. However, real life at the office, brings many emergencies, unexpected calls and pointless meetings. So what is the reality of time management? Can it really help you to become a more effective worker?
We often fall back into our old rhythms and our effectiveness remains the same after every time management workshop. We continue to do what our superior wants us to, with our personal productivity depending mainly on his requirements and needs, claims leadershipnow.com.
To have more time, your boss must be successful
When your boss is not successful, it usually sheds a negative light on his team as a whole. It sheds a negative light on you. That is why you need to examine all the needs of your boss. Then figure out what you can do to meet his goals and help him to get his work done.
The explicit needs are easy to spot. Strategic plans are full of them and they are clearly stated by both the company and your boss. “We need to expand our business, we need to prepare a new product line, we need to start selling on our website…” These goals and needs are pretty straightforward. Implicit needs are more subtle and sometimes you must guess what they are. For example, your boss may need to look good and competent in front of a manager one level higher, this need usually is not discussed.
Boosting productivity by asking
Ask your boss what are the most important activities that he needs you to do. What is the contribution he is expecting from you and in which area? Listen to his or her answers carefully. It is your guide. You can plan your activities better and you will know what to focus on. You need to manage the expectations of your superiors. Align what you think you should be doing and what your bosses need and want. You need to be on the same track and coordinate with each other while working on your joint priorities.
-jk-
Řiďte svůj čas tím, že budete řídit očekávání svého šéfa
Lidé, kteří chtějí lépe řídit svůj čas, obvykle zkoumají, jak trávili čas v posledních týdnech. Své aktivity pak dělí na urgentní a důležité, což je tradiční přístup k time managementu. V reálném životě nám však do časového plánu zasahují mimořádné situace, nečekané telefonáty a zbytečné schůze. Jak se to tedy vlastně má s time managementem? Může vám skutečně pomoci k tomu, abyste se stali výkonnějšími a efektivnějšími pracovníky?
Často se nakonec vracíme do starých kolejí a naše efektivita se tak ani po školení time managementu nelepší. Děláme znovu a znovu především to, co od nás vyžadují naši šéfové – a proto naše produktivita závisí právě na jejich potřebách a požadavcích, tvrdí web leadershipnow.com.
Abyste měli vice času, potřebujete úspěšného šéfa
Pokud váš šéf není úspěšný, obvykle to vrhá špatné světlo na jeho tým a tedy i na vás. Proto se zajímejte, co váš šéf potřebuje. Potom vymyslete, jak mu můžete s dosahováním jeho cílů pomoci, jak mu můžete pomoci udělat vše, co je potřeba.
Explicitní potřeby jsou snadno zpozorovatelné, protože jsou zřejmé. Jsou obsaženy ve strategii firmy a jsou otevřeně vyhlašovány. Potřebujeme nastartovat růst našeho byznysu, potřebujeme připravit novou produktovou řadu, musíme začít prodávat přes web… takové cíle jsou jasné. Horší je to ale s potřebami implicitními. O těch se často ani nemluví a vy je musíte tak trochu uhádnout. Například je možné, že váš šéf potřebuje vypadat dobře a kompetentně před svým vlastním šéfem.
Zeptejte se a zvýšíte svou produktivitu
Zeptejte se svého šéfa, které aktivity od vás potřebuje nejvíce. Kde vidí váš největší přínos, v jakých oblastech vás potřebuje? Pozorně poslouchejte, co vám odpoví, protože tím se můžete řídit. Vyberte své aktivity podle toho, co váš šéf vnímá jako prioritu. Soustřeďte se na to, co stanovil jako svá nejdůležitější očekávání. Mezi tím, co děláte a tím co potřebuje a chce váš šéf, nesmí být rozdíl. Musíte být na jedné lodi a koordinovat se klidně i navzájem, abyste mohli společně pracovat na těch nejdůležitějších cílech.
-jk-