One of the most common mistakes made by speakers or managers during a presentation is a tendency to overload the speech with information. However, it is definitely not true that the more information you provide, the more convincing the presentation will be. Yes, you do have to make a strong impression, but you also have to learn to be selective in what you communicate and how much.
Succumbing to the temptation to fit everything you know about the topic into your speech or presentation is tempting but inherently flawed for the following reasons:
- the more content you include, the longer the speech will be
- the longer you talk, the harder it is to keep your audience in touch
- irrelevant content "shuts down" the audience
- the very essence of the message is lost; as a result no one has a clear idea of the conclusion
How to prepare your presentation for the target audience?
Step 1 - Check the context
Before you start editing, you need to be able to answer a few questions.
- What is the desired result?
- Who is my audience? (age, background, job roles, etc.)
- How much do they already know about the topic?
- What are their prejudices/concerns about the topic?
- How much time do I have available?
These questions will help you during the editing process by acting as filters. If you can't respond to them, it's a good idea to stop working on the content until you get the answers.
Step 2 - Collect content
When you have the answers, start thinking about what you want to say. Don't worry about the length of your speech at this point; instead, start brainstorming content ideas with respect to the audience and your desired outcome. You can use the technique of mind maps to help you with the topic and its structure.
Step 3 - Selection, sequencing and scripting
Here you need to select the key messages from your thought store that you want to mention in your speech. The answers to the questions in step 1 are really useful at this point. Once you have a list of blocks of content, you'll need to put them in some logical sequence or "flow".
Treat it as a route map: you want your presentation to take audience members on an imaginary journey. You start with where they are now, what they already know about the topic, and then gradually lead them towards your goal.
Step 4 - Testing, debugging and editing
Once you have your output script, it's a good idea to try presenting it and timing it. Make sure the speech is not too long, that it is natural, and that the more demanding expressions are well articulated. Also monitor the continuity of ideas and think about whether any examples you use are relevant to the target group and will address their potential problems, concerns ...
Bear in mind that preparing for an important presentation can have a very significant impact on the audience's attitude towards you, or perhaps your next business encounter, if you present it in a truly convincing and appropriate way. Don't underestimate them!
-bb-
Příprava na prezentaci: nezahlťte publikum balastem
Jednou z nejčastějších chyb, které se dopouštějí řečníci nebo manažeři při prezentaci, je tendence vyplnit svůj projev příliš velkým množstvím informací. Rozhodně však neplatí, že čím více informací uvedete, tím přesvědčivější bude prezentace. Ano, musíte udělat silný dojem, ale musíte se také naučit být selektivní v tom, co a kolik sdělíte.
Podlehnout pokušení vměstnat vše, co víte o svém tématu, do vašeho projevu nebo prezentace, je lákavé, ale ve své podstatě chybné. Protože:
- čím více obsahu zahrnete, tím delší řeč bude,
- čím déle mluvíte, tím těžší je udržet vaše publikum v kontaktu,
- nerelevantní obsah vaše publikum „vypne“,
- ztrácí se vlastní podstata sdělení, nikdo ve výsledku nemá jasnou představu o závěru.
Jak připravit svou prezentaci pro cílové publikum?
Krok 1 - Kontrola kontextu
Než začnete s úpravami, musíte být schopni odpovědět na několik otázek.
- Jaký je požadovaný výsledek?
- Kdo je mé publikum? (věk, pozadí, pracovní role atd.)
- Kolik toho už o tématu vědí?
- Jaké jsou jejich předsudky / obavy týkající se mého tématu?
- Kolik času na sdělení mám?
Tyto otázky vám během procesu úprav pomohou tím, že budou fungovat jako filtry. Pokud na ně nemůžete odpovědět, je dobré, abyste přerušili svou práci na obsahu, dokud odpovědi nezískáte.
Krok 2 - Shromažďování obsahu
Když máte odpovědi, začněte přemýšlet o tom, co chcete říct. V tuto chvíli se naopak nebojte délky vaší řeči. Místo toho rozjeďte brainstorming nápadů na obsah s ohledem na publikum a váš výsledek. Můžete využít techniku myšlenkových map, které vám pomohou s tématem i jeho strukturou.
Krok 3 - Výběr, sekvenování a skriptování
V této části je třeba z vaší myšlenkové zásobárny vybrat klíčová sdělení, která chcete v projevu zmínit. Odpovědi na otázky v kroku 1 se v tuto chvíli opravdu hodí. Až budete mít seznam bloků obsahu, budete je muset vložit do nějaké logické posloupnosti nebo „toku“.
Vezměte to jako plán trasy. Pomocí své prezentace chcete vzít členy publika na pomyslnou cestu. Začnete tím, kde jsou teď, co už k tématu vědí, a pak je postupně vedete směrem k vašemu cíli.
Krok 4 - Testování, ladění a úpravy
Jakmile budete mít svůj skript výstupu, je dobré si jej nanečisto vyzkoušet odprezentovat a načasovat. Sledujte, zda není projev příliš dlouhý, zda je přirozený a náročnější výrazy se vám dobře artikulují. Sledujte také návaznost myšlenek a zamyslete se nad tím, zda případné použité příklady jsou relevantní pro cílovou skupinu a řeší jejich případné problémy, obavy...
Vězte, že příprava na důležitý výstup může velmi významně ovlivnit postoj publika k vám nebo třeba další obchodní postup, pokud jej podáte skutečně přesvědčivě a odpovídajícím způsobem vašemu publiku. Nepodceňte ji!
-bb-