People are more eager to support solutions to situations in which they themselves are involved. Therefore, it makes sense actively to involve them. Such a collaborative approach is becoming even more important in a virtual environment, helping managers to unite and engage distant individuals, and strengthen their sense of purpose.
To this end, organisations should focus on the following three principles when solving complex problems in a virtual environment:
Create a space
Addressing multiple issues often requires balancing the needs of different stakeholders and can provoke emotionally charged debates: for example, an organisational design programme that could change the nature of roles and reporting, or cultural transformation initiatives that require systematic addressing of deep-rooted challenges. In a physical environment, the approach would be to convene the parties concerned in joint working meetings. The problem would be divided into individual components and participants would work together to create a solution.
In a virtual environment, it is crucial to provide a specialised forum for this purpose, where participants can put aside their daily worries and fully concentrate. It is important to ensure a combination of interaction modes. For example, when discussing sensitive topics, a productive approach might be to allow individual reflection rather than detailed discussion in small groups. Individuals thus have time and space for receiving the message, a constructive response and productive conversation. It also helps avert over-passionate discussions that can complicate and prevent constructive dialogue.
Set conditions for honest sharing
For emotionally and politically complex discussions, it is crucial to create an atmosphere in which participants can be frank. An informal chat over morning coffee can help break boundaries. In a virtual environment, creating a sense of belonging requires a little more thought.
Openness is important but, when dealing with sensitive topics, it might be uncomfortable for many individuals to share certain points with a large group. In these cases, consider using additional platforms, such as online surveys or live survey techniques.
Give people the opportunity to create their own path
In recent months, many organisations have let teleworkers set their own working conditions for their tasks. This sense of ownership is key to striving for lasting change. It generates creative approaches, which in turn activate the driving force needed to solve projects together.
A common theme of many complex challenges is that participants feel powerless to make changes and believe that real solutions are unattainable. Conversations that lead to real and practical changes can help. This requires the involvement of those affected by the design of these solutions. This will mean that the proposed solutions will be not only better thought out, but also more likely to be sustained.
When people see their own contribution to the design of outputs, they are more likely to be determined to turn them into reality.
-bb-
Posilte pocit odpovědnosti za výsledky i u zaměstnanců pracujících na dálku
Lidé mají větší chuť podporovat řešení situací, do nichž jsou zainteresovaní. Proto má smysl je aktivně zapojovat. Takový přístup založený na spolupráci se ve virtuálním prostředí stává ještě důležitější, vedoucím pracovníkům pomáhá sjednotit a angažovat vzdálené jednotlivce a posílit v nich pocit smyslu.
Za tímto účelem by se organizace měly při řešení složitých problémů ve virtuálním prostředí zaměřit na následující tři principy:
Vytvořte prostor
Řešení mnoha problémů často vyžaduje vyvážení potřeb různých zúčastněných stran a může vyvolat emocionálně nabité diskuse – například program organizačního designu, který by mohl změnit povahu rolí a podávání zpráv, nebo kulturní transformační iniciativy, které vyžadují systematické řešení hluboce zakořeněných výzev. Ve fyzickém prostředí by bylo přístupem svolat dotčené strany na společných pracovních zasedáních. Problém by byl rozdělen na jednotlivé součásti a účastníci by společně pracovali společně při vytváření řešení.
Ve virtuálním prostředí je klíčové poskytnout za tímto účelem specializované fórum, na kterém si účastníci mohou odložit své každodenní starosti a plně se soustředit. Přitom je důležité zajistit kombinaci režimů interakce. Například při diskusi o citlivých tématech může být produktivním přístupem poskytnutí individuální reflexe a neřešit ji podrobněji v malých skupinách. To dává jednotlivcům čas a prostor ke strávení zprávy, konstruktivní reakci a produktivní konverzaci. Pomáhá také odvrátit příliš vášnivé diskuse, které mohou zkomplikovat a znemožnit konstruktivní dialog.
Nastavte podmínky pro upřímné sdílení
Pro emocionálně a politicky složité diskuse je klíčové vytvořit atmosféru, v níž mohou být účastníci upřímní. Neformální rozhovory nad ranní kávou mohou pomoci prolomit hranice. Ve virtuálním prostředí vyžaduje vytvoření pocitu sounáležitosti více přemýšlení.
Otevřenost je důležitá, ale při řešení citlivých témat může být pro mnoho jednotlivců nepříjemné sdílet určité body s velkou skupinou. V těchto případech zvažte použití doplňkových platforem, jako jsou online průzkumy nebo techniky živého dotazování.
Dejte lidem možnost vytvořit si vlastní cestu
Mnoho organizací v posledních měsících nechalo své zaměstnance pracující na dálku, aby si sami nastavili pracovní podmínky pro práci na svých úkolech. Při snaze o dosažení trvalé změny je tento pocit vlastnictví klíčový. Generuje kreativní přístupy a ty zase aktivují hybnou sílu potřebnou pro společné řešení projektů.
Společným tématem mnoha složitých výzev je, že se účastníci cítí bezmocní provádět změny a věří, že skutečná řešení jsou nedosažitelná. Proti tomu mohou pomoci konverzace, které vedou ke skutečným a praktickým změnám. To vyžaduje zapojení těch, kterých se návrh těchto řešení týká. To nebude znamenat jen to, že navrhovaná řešení budou lépe promyšlena, ale je také pravděpodobnější, že se udrží.
Když lidé uvidí svůj vlastní přínos na designu výstupů, je pravděpodobnější, že budou odhodláni je proměnit v realitu.
-bb-