Time management is difficult for many busy managers. As they have numerous duties and often have to deal with unexpected events during a working day, many of them are unable to plan their days effectively. But don't worry: here are some tips on how to organise your time better even if you are extremely busy in your managerial role.
These tips were published by BBC.com.
Revision of current duties
First of all, you must go through all the activities you have currently planned and see what takes up most of your time. Effective time management cannot be achieved just by adding more activities to the existing ones. You need to revise the current ones and ask yourself: do you really need to deal with all of them? Do you have to be present everywhere? Could you not delegate some activities to other people?
Do not just be reactive
The problem shared by many busy people is that they need to react to numerous events and requests during any given day. Your task is to reduce the number of items that require immediate action. Use automation or delegate part of your decision-making authority to colleagues or subordinates.
Only one task at any given moment
Do not attempt multi-tasking. Always dedicate a time block within your working day to just one task, and always try to focus on a single task at any given moment.
Delegation of work and responsibilities
Your schedule must not be full if you want to have a certain freedom in planning your own time. But that is impossible if you need to be present at every decision and meeting that takes place. Try to delegate more of your duties and responsibilities to subordinates, and thus have more free time for your own activities and strategic planning.
-mm-
Jak si i vytížený manažer může efektivně zorganizovat svůj čas?
Time management je pro mnohé vytížené manažery velkým oříškem. Jelikož mají spoustu povinností a během pracovního dne často vyvstanou nečekané záležitosti, které musí řešit, spousta z nich si nemá šanci svůj pracovní den efektivně naplánovat. Ale nezoufejte. Zde je několik tipů, jak si lépe zorganizovat svůj čas, i přestože jste ve své roli manažera extrémně vytížení.
Tyto tipy přinesla webová stránka BBC.com.
Revize aktuálních závazků
V prvé řadě je nutné projít si, jaké aktivity máte naplánované aktuálně a co vám zabírá nejvíce času. Efektivního time managementu nedosáhnete tím, že budete k vašim stávajícím plánům přidávat nové aktivity, ale tím, že si projdete ty stávající a zeptáte se sami sebe – skutečně je nutné se všem těmto aktivitám věnovat? Musíte být u všeho? A nemůžete část aktivit na někoho delegovat?
Nebuďte jen reaktivní
Mnoho vytížených lidí má ten problém, že během dne musí reagovat na spoustu událostí, podnětů a žádostí. Vaším úkolem je počet těchto událostí, které vyžadují vaší okamžitou reakci, během dne snížit. Využijte automatizaci nebo delegujte část rozhodovacích pravomocí na své kolegy či podřízené.
Vždy jen jedna činnost v danou chvíli
Nepokoušejte se o multi-tasking. Předem si na jednu činnost vyhraďte vždy konkrétní časový úsek v rámci vašeho pracovního dne a snažte se pokud možno soustředit vždy jen na jeden úkol v danou chvíli.
Delegace práce a zodpovědnosti
K určité volnosti při plánování vlastního času je nutné mít takříkajíc volné ruce. To ale není možné, pokud musíte být u každého rozhodnutí a u každé porady. Snažte se delegovat více svých úkolů i odpovědnosti na podřízené a uvolnit si tak ruce pro vlastní aktivity a strategické plánování.
-mm-