The most significant problem when working from home is the lack of direct interaction, which can cause communication problems in the longer term. Learn to use your communication potential to work from home to the fullest!
1. Listen
Many people underestimate the power of active listening, when in fact listening carefully to colleagues is crucial for effective communication. Without excellent listening skills, you simply cannot communicate effectively; on the contrary, you might face long-term disagreements. Don't be passive in communication: let the other party know you are fully alert. Respond, confirm claims and give feedback - both verbal and non-verbal.
2. Conduct open meetings
Open meetings give everyone the opportunity to pick up an imaginary microphone for a while and express their views and ideas in a team. However, this requires involvement and specific stimuli that encourage others to be active. Give people space, challenge them to act.
3. Communicate with humour
What is the difference between humans and artificial intelligence? People are emotional and creative. Take advantage of this! Lightweight conversation strengthens relationships with colleagues. You'll then work better with such people: you'll have more confidence in them and also perceive their constructive criticism better. It is a good idea to maintain a balance between professionalism and personality, no doubt about it.
4. Send confirmation e-mails
While companies are increasingly working on different communication platforms, such as Zoom and Slack, you should send confirmation e-mails to maintain your level of professionalism. Repeat the conclusions of your discussion in the e-mail communication so that there is a clear record of your work. If you are planning a call or meeting, you can also send a confirmation e-mail and add it to your calendar to avoid possible mistakes. Yes, e-mails may seem outdated in the world of new technologies but that doesn't mean they are no longer effective.
5. Be punctual and plan
Plan one-on-one meetings with staff on an ongoing basis, even in an online environment, and always be punctual. Nothing comes across as unprofessional more than arriving late at meetings. You wouldn't do it if it was face to face, so don't do it online either.
At the same time, clearly set aside time when working from home, when you are accessible to others and when, on the contrary, you need to focus purely on your own tasks. Make the plan clear to your team and colleagues to help you stay effective.
6. Encourage and give feedback
You can be critical but you also have to be constructive. No one will appreciate their work being criticised without relevant feedback. Especially when discussing in the online space, make doubly sure your evaluation will be interpreted as you intended. Offer valid reasons and suggestions. You and your colleagues are a team, so you are also responsible for mutual support and encouragement. You can express your opinion kindly and considerately, while still communicating effectively and efficiently.
-bb-
6 základních komunikačních strategií pro práci na dálku
Nejvýznamnějším problémem při práci z domova je nedostatek přímé interakce, což může způsobit komunikační problémy i v dlouhodobějším horizontu. Naučte se využívat svůj komunikační potenciál pro práci z domova naplno!
1. Poslouchejte
Mnoho lidí podceňuje sílu aktivního naslouchání, ačkoliv ve skutečnosti je pozorné naslouchání vašim kolegům zásadním faktorem efektivní komunikace. Bez vynikajících poslechových dovedností nemůžete zkrátka efektivně komunikovat, a naopak můžete dlouhodobě čelit neshodám. Nebuďte v komunikaci pasivní, dejte najevo druhé straně, že ji skutečně vnímáte. Reagujte, potvrzujte tvrzení, dávejte zpětnou vazbu – verbálně i neverbálně.
2. Veďte otevřené schůzky
Otevřená setkání dávají všem zúčastněným příležitost chopit se na chvíli pomyslného mikrofonu a vyjádřit své názory a myšlenky v týmu. Taková aktivita však vyžaduje zapojení a konkrétní stimuly, které ostatní povzbudí k aktivitě. Dejte lidem prostor, vyzývejte je k akci.
3. Komunikujte s humorem
Jaký je rozdíl mezi lidmi a umělou inteligencí? Lidé jsou emotivní a kreativní. Využijte to! Díky odlehčené konverzaci můžete utužovat vztahy se svými kolegy. S takovými lidmi se vám pak i lépe pracuje. Máte k nim více důvěry a lépe vnímáte také jejich konstruktivní kritiku. Je to dobrý nápad udržovat rovnováhu mezi profesionalitou a vlastní osobností. Nad tím vůbec nepochybujte.
4. Posílejte potvrzovací emaily
Zatímco společnosti stále více pracují na různých komunikačních platformách, jako jsou Zoom a Slack, k udržení úrovně profesionality byste měli zasílat potvrzovací e-maily. Opakujte do emailové komunikace závěry vaší diskuze tak, aby existovala jasná evidence vaší práce. Pokud plánujete hovor nebo schůzku, můžete také odeslat potvrzovací e-mail a přidat jej do svého kalendáře, abyste se vyhnuli případným chybám. Ano, e-maily se ve světě nových technologií mohou jevit jako zastaralé, ale neznamená to, že nejsou stále efektivní.
5. Buďte dochvilní a plánujte
Plánujte průběžně 1:1 setkání se svými lidmi i v online prostředí a buďte vždy dochvilní. Nic nekřičí neprofesionalitou víc, než když někdo chodí na schůzky pozdě. Nedělali byste to, kdyby to bylo tváří v tvář, takže to nedělejte ani online.
Zároveň si jasně vyhraďte čas při práci z domova, kdy jste dostupní pro ostatní a kdy naopak potřebujete pozornost soustředit čistě na vaše úkoly. Seznamte s vaším plánem jasně váš tým a kolegy, aby vám pomohli udržet vaši efektivitu.
6. Povzbuzujte a dávejte zpětnou vazbu
Můžete být kritičtí, ale musíte být konstruktivní. Nikdo neocení, že je jeho práce kritizována bez relevantní zpětné vazby. Zejména při diskuzi v online prostoru si dejte skutečně záležet na tom, aby bylo vaše hodnocení srozumitelné tak, jak bylo zamýšleno. Nabídněte platné důvody a návrhy. Vy a vaši kolegové jste tým, proto jste také zodpovědní za vzájemnou podporu a povzbuzení. Svůj názor můžete vyjádřit laskavě, ohleduplně, přitom stále efektivně a účelně komunikovat.
-bb-