The Covid-19 pandemic has accelerated the development of modern communication technologies, meaning the use of tools that enable remote communication is now much more widespread than a few years ago. If you are a manager and your company has introduced at least partially home office, it is quite likely you have already had to present something remotely to your team or management; if not, you almost certainly will have to do so sometime in the near future. Here are five tips on how to excel in presenting remotely.
Get well acquainted with the program in advance
As the Brian Tracy blog states, first of all you must know perfectly how to operate the program you will be using for your presentation. Acquaint yourself with its functions and go through the presentation in advance to avoid being surprised by any technical problems or clicking on a wrong button.
Do not overdo the text
Just like a physical presentation using a projector screen, online presentations also should not involve too much text. Slides ought to show only basic facts, keywords and numbers. The rest should be done with your voice.
At the start of the presentation, acquaint everyone with its schedule and guidelines
Remote presentations are specific and have different rules. The rights of audience members and functionalities of the platform may also vary depending on the program. So you should start by acquainting the audience with some basic information: who operates the microphone of individual listeners, how to ask to speak, the time allowed for questions, break times, and how attendees can communicate with one another.
Remember to prepare thoroughly
This applies also to a standard presentation. You must go through your presentation several times and learn it so that you appear ready and confident. Do not underestimate preparation, especially if you are not too familiar with online presentations.
Prepare a powerful beginning and ending
With online presentations, there is a greater risk of the audience not paying attention than during classical presentations. Prevent this scenario from happening by arousing the audience with a surprise beginning and a strong conclusion which will stay with them and make them think about the given issue.
-mm-
5 tipů, jak na virtuální prezentaci na dálku
Covidová pandemie uspíšila vývoj a rozvoj moderních komunikačních technologií a využití nástrojů umožňujících komunikaci na dálku je teď tedy mnohem rozšířenější, než tomu bylo před několika lety. Pokud jste na manažerské funkci a vaše firma zavedla alespoň částečný home office, je vysoce pravděpodobné, že už jste museli něco svému týmu nebo vedení prezentovat online, případně vás taková virtuální prezentace téměř jistojistě čeká. Zde je pět tipů, jak při prezentaci na dálku zazářit.
Předem se s programem dokonale seznamte
Jak uvádí blog Briana Tracyho, v prvé řadě musíte dokonale ovládat program, ve kterém budete prezentovat. Seznamte se s jeho funkcemi, nanečisto si postup několikrát vyzkoušejte a projděte si v něm svoji prezentaci tak, aby vás během ní nepřekvapily žádné technické problémy nebo aby vás nerozhodilo, když omylem kliknete na jiné tlačítko.
Nepřehánějte to s textem prezentace
Stejně jako u fyzické prezentace, kde například využíváte projektor, i při online prezentaci platí, že to nesmíte přehánět s délkou textu. Na prezentaci by měly být jenom základní fakta, hesla a čísla. Zbytek byste měli obstarat svým hlasem.
Na začátku prezentace všechny seznamte s jejím průběhem a pravidly
Virtuální prezentace na dálku jsou specifické a mají odlišná pravidla. V každém programu navíc mohou být práva uchazečů i funkcionality celé platformy odlišné. Seznamte tedy posluchače hned ze začátku se základními fakty – kdo kdy komu vypíná mikrofon, kdo se může přihlásit o slovo, kdy se budou moci pokládat dotazy, kdy budou přestávky a jak spolu mohou účastníci komunikovat?
Nezapomeňte na důkladnou přípravu a trénink
Stejně jako u standardní prezentace i zde samozřejmě platí, že si musíte svoji prezentaci předem několikrát projít a naučit se ji, abyste pak působili připraveně a sebevědomě. Přípravu nepodceňujte hlavně v případě, že online prezentace nejsou zrovna vaším šálkem čaje.
Připravte si především silný úvod a silný závěr
U virtuálních prezentací ještě více než u těch klasických hrozí, že lidé nebudou dávat pozor a že je prezentace uspí. Zabraňte tomuto scénáři tím, že posluchače „probudíte“ nějakým nečekaným úvodem a silným závěrem, které v nich zanechají stopu a donutí je se nad daným tématem více zamyslet.
-mm-