Every manager must be able to organise their time well. Without this, their own work and that of their team will collapse like a house of cards. However, every manager should be able to plan their work, set priorities and organise their time also in order to act as a good role model for their subordinates or teach them the same skills. This article will delve into time management theory and look at four specific techniques that will help you better organise your priorities and be productive at work.
These techniques were described in an article on the Business Know-How blog within the ZenBusiness website.
Eisenhower Method
American president Eisenhower famously stated: "What is important is seldom urgent, and what is urgent is seldom important." His method was to divide tasks into four categories: urgent, non-urgent, important and unimportant. Each task should be defined at the same time on both the urgent/non-urgent and important/unimportant scales. You then work on the tasks in the following order: urgent and important, non-urgent and important, urgent and unimportant, and non-urgent and unimportant.
ABC Method
Start by marking the tasks that lie ahead of you with the letters A, B or C, whereby A indicates the most important (i.e. tasks which have the greatest impact); B means moderately important, and C unimportant. Next assign them the numbers 1, 2 or 3, depending on the priority and urgency of the task. Now you have clearly defined priorities: work on A-1 tasks first, then A-2 tasks, and so on up to C-3 tasks.
Pareto Principle
Also known as the 20-80 rule, this applies to communication (i.e. you should talk 20% of the time and listen 80%) as well as business. According to the Pareto rule, which actually often works in practice, 80% of your revenue comes from just the 20% most lucrative clients. Another interpretation of the rule is that working on the 20% most important tasks will yield 80% of your productivity, results or revenue. Identify this 20% of tasks and focus on these as your top priority.
POSEC Method
This acronym stands for "Prioritising by Organising, Streamlining, Economising and Contributing". It is based on the idea you should prepare a plan for each day to work on priority tasks. Squeeze non-priority tasks that still need to be done into the gaps between the time you spend on priority tasks. And, above all, simplify or automate these non-priority tasks. Or ideally delegate them to someone else.
-mm-
Teorie time managementu: Čtyři prověřené techniky, které vám pomohou lépe prioritizovat práci
Každý manažer si musí umět dobře zorganizovat čas. Bez toho se mu jeho práce i práce jeho týmu rozsypou jako dům z karet. Umět si plánovat práci, určovat si priority a organizovat si čas by ale měl umět každý manažer i proto, aby mohl působit jako dobrý vzor pro své podřízené a případně je stejným dovednostem naučit. Dnes tedy zabředneme do teorie time managementu a podíváme se na čtyři konkrétní techniky, které vám pomohou si lépe uspořádat priority a být v práci produktivní.
Tyto techniky popsal článek na blogu Business Know-How v rámci webové stránky ZenBusiness.
Eisenhowerova metoda
Americký prezident Eisenhower řekl slavnou větu: „To, co je důležité, je málokdy urgentní, a to, co je urgentní, je málokdy důležité.“ Jeho metoda spočívá v tom, že úkoly se dělí do čtyř kategorií: urgentní, neurgentní, důležité a nedůležité. Každý úkol je přitom nutné definovat jak na škále urgentní-neurgentní, tak zároveň i na škále důležitý-nedůležitý. Na úkolech pak pracujte v následujícím pořadí: urgentní a důležité, neurgentní a důležité, urgentní a nedůležité a neurgentní a nedůležité.
Metoda ABC
Jako prvním krok si označte úkoly, které před vámi stojí, písmeny A, B nebo C. Přičemž A jsou nejdůležitější úkoly (tedy ty, které mají největší dopad), B středně důležité a C nedůležité. Následně úkoly označte i číslicemi 1, 2 nebo 3 – podle toho, o jak prioritní a urgentní úkoly se jedná. Následně máte jasně určené priority – jako první pracujte na úkolech A-1, pak na úkolech A-2 a tak dále až do úkolů kategorie C-3.
Paretovo pravidlo
Také známé jako pravidlo 20-80. Uplatňuje se v komunikaci (tedy že byste měli 20% času mluvit a 80% poslouchat), tak i v byznysu. Podle Paretova pravidla, které v praxi skutečně často funguje, vám 80% příjmů pochází z pouhých 20% nejlukrativnějších klientů. Další výklad tohoto pravidla zní, že prací na 20% nejdůležitějších úkolů získáte 80% produktivity, výsledků nebo výnosů. Identifikujte těchto 20% úkolů a na ty se zaměřte jako na svou největší prioritu.
Metoda POSEC
Tato zkratka odkazuje na anglickou frázi „Prioritizing by Organizing, Streamlining, Economizing and Contributing“. Jejím základem je myšlenka, že byste si na každý den měli připravit plán práce na prioritních úkolech. Neprioritní úkoly, které je ale stále nutné udělat, „nacpěte“ do mezer mezi časy, které věnujete prioritním úkolům. A především si tyto neprioritní úkoly zjednodušte, případně zautomatizujte. Nebo ideálně rovnou delegujte na někoho jiného.
-mm-