It is a manager's duty sometimes to conduct even uncomfortable conversations with subordinates. These may concern resolving conflicts, giving negative feedback, or even passing on unpleasant messages from company management. How can you communicate effectively with a subordinate on an unpleasant topic? Here are some tips.
This text is based on an article on INC.com.
Get your facts right
First and foremost, you need to ensure before the conversation that you are working with correct, verified and objective information. Find out as much as possible about the issue in advance and do not just make assumptions.
Choose an appropriate time and place
There are more and less appropriate times, as well as more and less appropriate places for difficult conversations. Choose a place where you will have peace of mind, and likewise choose an ideal time: this might not be Monday morning when the subordinate will be at their busiest.
Prepare responses to expected reactions
Do not let subordinates catch you by surprise. Since this is a difficult area, a strong reaction from the subordinate is to be expected. Prepare for what they are likely to say, and prepare counter-arguments to their potential objections.
Leave emotions aside
Although this is a difficult and certainly emotive topic for you, try to put emotions aside. Handle the whole process rationally and maintain professionalism and detachment at all costs.
Try to go to the heart of the problem
When raising an uncomfortable topic, do not just skim the surface. This might only cause frustration for the subordinate. Get to the heart of the problem and address the situation as a whole.
Do not take the situation too personally
When dealing with unpleasant topics, it is not uncommon to hear harsh words or opinions that stem simply from a sense of frustration, injustice or threat on the part of the subordinate. While of course you cannot let them cross a certain line, it is also true that you should not take anything too personally.
-mm-
6 tipů, jak vést s podřízeným nepříjemnou konverzaci
Jako manažer musíte se svými podřízenými probírat i ta méně populární témata. Řešení konfliktů, podávání negativní zpětné vazby nebo třeba předávání nepříjemných zpráv od vedení firmy. Jak s podřízeným efektivně vést konverzaci na nepříjemné téma? Zde je několik tipů.
Tento text vychází z článku na webu INC.com.
Mějte v pořádku fakta
V prvé řadě je nutné, abyste do konverzace šli s ověřenými, správnými a objektivními informacemi. Zjistěte si o daném tématu co možná nejvíce informací dopředu a neřešte nic jenom na základě domněnek.
Vyberte vhodný čas i místo
Jsou méně a více vhodné časy i méně a více vhodná místa pro složité konverzace. Vyberte místo, kde budete mít klid, a stejně tak vyberte i ideální okamžik – to třeba nebude pondělí dopoledne, kdy má daný podřízený nejvíc práce.
Připravte si odpovědi na očekávané reakce
Nenechte se podřízeným zaskočit. Jelikož se jedná o složité téma, dá se očekávat i silná reakce ze strany podřízeného. Připravte se na to, co asi bude podřízený říkat, a připravte si i protiargumenty proti jeho potenciálním námitkám.
Nechte emoce stranou
Byť se jedná o složité a určitě i pro vás emotivní téma, snažte se dát emoce stranou. Řešte celou věc racionálně a udržujte si profesionalitu a nadhled za každou cenu.
Snažte se jít do jádra problému
Když už otevřete nepříjemné téma, neklouzejte jenom po povrchu. Tím u podřízeného akorát můžete vyvolat frustraci. Jděte do jádra problému a situaci řešte jako celek.
Nevnímejte celou situaci příliš osobně
Při řešení nepříjemných témat nezřídka padnou i ostrá slova nebo názory, které jednoduše vyvěrají z pocitu frustrace, bezpráví nebo ohrožení na straně podřízeného. I když samozřejmě nesmíte podřízeného nechat překročit určitou hranici, zároveň platí, že si nesmíte nic brát příliš osobně.
-mm-