Have your working day planned and prepare a to-do list: this tip is the one most often mentioned in terms of how to be productive and organise your time well. But writing a to-do list is a more complicated matter than it may seem. Many people make mistakes in this apparently simple activity and thus fall far short of using the potential of a to-do list to its maximum. What are the most common mistakes and why should you avoid them?
This text is based on a post on the Time Management Ninja blog.
Multiple to-do lists
The key to the success of a to-do list to have just the one. Some people have multiple to-do lists: one on a sticky note, one on their mobile phone, one in an app on their computer. Of course, this approach does not work.
No importance or priority given to tasks
It can often happen that your working day does not go exactly as you planned. Therefore, it is necessary to determine in advance which tasks are a priority and always work on these first.
Absence of planned breaks
A good to-do list must include breaks. If you do not plan time for your body and mind to recover, your to-do list will not be realistic.
Overly ambitious plans
When writing a to-do list, people tend to make it very ambitious. However, this results in the plan being unrealistic or challenging; the result is you will not enjoy it and sooner or later start to drift away from it or abandon it completely.
Not following your plan
If your to-do list suffers from the above-mentioned problems, it is quite likely that you will stop following it. But then all your planning has been pointless. Prepare to-do lists that will help you, not ones that will stress you out and that you would rather not follow.
-mm-
Chyby, které lidé nejčastěji dělají, když si připravují seznam úkolů
Mít svůj pracovní den naplánovaný a připravit si seznam úkolů – tak zní ta nejzásadnější rada, jak být produktivní a dobře si organizovat čas. Ale napsat si seznam úkolů není jen tak. Řada lidí v této zdánlivě jednoduché aktivitě dělá chyby, díky čemuž ani zdaleka nevyužívají potenciál úkolníčku do maxima. O jaké chyby se nejčastěji jedná a proč byste se jich měli vyvarovat?
Tento text vychází z příspěvku na blogu platformy Time Management Ninja.
Více úkolníčků
Základem úspěchu úkolníčku je tato rada – musíte mít jenom jeden. Někteří lidé mají úkolníčků více – jeden na lepicím papírku, druhý v mobilu, třetí v aplikaci na počítači. Tento přístup samozřejmě nefunguje.
Žádné vyznačení důležitosti nebo priority úkolů
Často se může stát, že se den nebude vyvíjet přesně tak, jak jste si naplánovali. A i z toho důvodu je nutné předem si určit, které úkoly jsou prioritní, a pracovat vždy především na nich.
Absence plánovaných pauz
Dobrý úkolníček musí obsahovat i pauzy. Jestliže nebudete plánovat čas na zotavení těla i mysli, váš úkolníček nebude realistický.
Přehnaně ambiciózní plány
Když už si člověk píše úkolníček, má tendenci si jej připravovat hodně ambiciózní. To má ale za následek, že plán je nerealistický nebo náročný, a proto vás nebude bavit a dříve nebo později se mu začnete vzdalovat nebo jej rovnou opustíte.
Nedodržování plánů
Jestliže váš úkolníček trpí výše zmíněnými neduhy, je dost pravděpodobné, že jej přestanete dodržovat. Pak ale všechno vaše plánování nemá smysl. Připravujte si takové seznamy úkolů, které vám budou pomáhat, a ne takové, které vás budou stresovat a které radši budete nedodržovat.
-mm-