Time management is a key skill of any employee, but for managers it is absolutely crucial. A manager must be able to manage not only their own time and productivity but also partially the time of subordinates. They must be able to help their team members organise their time better and themselves serve as a role model. Here are four steps in finding and solving your biggest and most problematic time-eaters.
Step 1: Detect the biggest problems
Time Management Ninja recommends first writing down a list of things that unnecessarily take up too much of your time, distract you from working on important tasks and cause you the most trouble. Every day, over the course of one week, you should write down why you did not manage to stick to the work plan for any given day, and after one week establish the most common and significant reasons.
Step 2: Consider how to eliminate these time-eaters
Think about how you can reduce the impact of time-eaters, namely the things that distract you from genuinely important tasks on a given day. Maybe you can delegate these items to someone else, or block a specific time during the day when you will work on these problematic tasks.
Step 3: Work on the most difficult tasks first thing in the morning
When thinking about how to eliminate time-eaters, keep in mind you should always work on them as early as possible on each working day. There is a general rule that says you should work on the most unpleasant tasks first thing in the morning so that for the rest of the day your mind is free to work on the more important tasks.
Step 4: Eliminate time-eaters in the long run
The final step is to reduce these time-eaters in the long term. Try to think of systemic and sustainable solutions that will help eliminate the way these unexpected distractions interfere with your plans and work.
-mm-
4 tipy, jak najít největší problémy ve vašem time managementu a vyřešit je
Time management, tedy schopnost organizovat si čas, je klíčovým úkolem jakéhokoliv zaměstnance, ovšem u manažera je to dovednost zcela klíčová. Manažer totiž musí ukočírovat nejen svůj čas a produktivitu, ale částečně i čas svých podřízených. Musí členům svého týmu pomoci naučit se lépe si organizovat čas a navíc jim musí jít sám příkladem. Zde jsou čtyři kroky k nalezení a vyřešení vašich největších a nejproblematičtějších žroutů času.
Krok 1: Detekce těch největších problémů
Time Management Ninja v prvé řadě radí sepsat si seznam věcí, které vám zbytečně zabírají příliš mnoho času, odvádí vás od důležitých úkolů a způsobují vám nejvíce problémů. Během jednoho týdne si každý den zapisujte důvody, proč jste se nedokázali držet vámi stanoveného pracovního plánu, a po týdnu si vypište ty nejčastější a nejzásadnější.
Krok 2: Zamyslete se, jak můžete tyto žrouty času eliminovat
Zamyslete se nad tím, jak můžete zredukovat dopad těchto žroutů času. Tedy věcí, které odvádí vaši pozornost od skutečně důležtých úkolů, které si na daný den vytyčíte. Třeba můžete tyto žrouty času delegovat na někoho jiného, nebo si naplánovat během dne vyhrazený čas, během kterého se těmto problematickým úkolům budete věnovat.
Krok 3: Věnujte se nejsložitějším úkolům hned ráno
Jestliže přemýšlíte, jak se těchto žroutů času zbavit, mějte na paměti, že byste na nich měli pracovat vždy co možná nejdříve v rámci daného pracovního dne. Obecně platí pravidlo, že nepříjemné věci je dobré vyřešit hned ráno, abyste pak po zbytek dne měli čistou hlavu na klidnou práci.
Krok 4: Dlouhodobě tyto žrouty času eliminujte
Posledním krokem je dlouhodobě se snažit tyto žrouty času potlačovat. Snažte se vymýšlet systémová a udržitelná řešení, díky kterým vám budou tyto nečekané problémy, odvádějící vaši pozornost, zasahovat do plánu a do pracovního života co možná nejméně.
-mm-