Have you ever left a meeting feeling like instead of being productive, you just wasted an hour of your time? You are not alone. Your subordinates could certainly tell you about it too. Meetings often are a waste of time and energy. Yet with just a few simple steps, you can make your meetings an effective and even favourite part of the workday. How to do it?
These tips are based on an article on INC.com.
Prepare an agenda and make it available in advance
Whether or not a meeting will be effective is decided long before it ever begins. Set a clear agenda and send it out at least a day in advance because, without an agenda, the meeting can easily turn into a discussion of topics no one expected, ones that may not even be relevant. A clearly defined agenda not only prepares everyone for what will be discussed, but also encourages participants to come up with ideas and questions they would like to raise during the meeting. And who knows: with a little pre-prepared content, your subordinates might even start coming to the meeting with enthusiasm.
Allocate responsibilities and designate "directly responsible persons"
We all know the scenario: everyone agrees on what needs to be done but at the next meeting you find out that no one has done anything. Accountability is lost in a collective fog if no one is clearly assigned to specific tasks. A simple solution is to assign "Directly Responsible Individuals" (DRIs). Each task, decision or action step should have one specific "owner" who will be responsible for its completion or further progress. This will not only increase the chances of things moving forward, but also make it clearer who is in charge of what and whether any of your subordinates are overworked.
Summarise each meeting each time and send brief minutes
People are only human; their memory is not always reliable, so what was discussed and agreed at the meeting can easily be forgotten. Therefore, it is a good idea to summarise the main points at the end of each meeting and send out a short note as soon as possible afterwards, ideally on the same day. The minutes should be concise and clear, and contain the main conclusions, decisions and tasks, including the persons directly responsible. This will ensure everyone stays on the same page and has clear instructions on what needs to be done before the next meeting.
-mm-
Efektivní (a populární) týmové porady: 3 tipy, jak na ně
Už jste někdy odcházeli z porady s pocitem, že jste místo produktivity ztratili hodinu času? Nejste sami. I vaši podřízení by určitě mohli vyprávět. Schůzky jsou často zbytečnou ztrátou času a energie. Stačí ale několik jednoduchých kroků a můžete z vaší porady udělat efektivní a dokonce i oblíbenou část pracovního dne. Jak na to?
Tyto tipy vychází z článku na webu INC.com.
Připravte agendu a dejte ji dopředu k dispozici
To, jestli bude porada efektivní nebo ne, se rozhoduje dávno před tím, než vůbec začne. Stanovte si jasný plán pro schůzku a rozesílejte jej nejpozději den předem. Bez agendy se totiž schůzka snadno změní v diskusi o tématech, která nikdo nečekal a která nemusí být relevantní. Jasně definovaná agenda nejenže všechny připraví na to, o čem se bude mluvit, ale zároveň povzbuzuje účastníky, aby přišli s nápady a otázkami, které by chtěli během porady probrat. A kdo ví – s trochou předpřipraveného obsahu by dokonce mohli vaši podřízení začít na poradu přicházet s nadšením.
Rozdělte odpovědnosti a určete „přímo odpovědné osoby“
Každý známe ten scénář: všichni se dohodnou, co se má udělat, ale na příští schůzce zjistíte, že nikdo nic neudělal. Odpovědnost se ztrácí v kolektivní mlze, pokud není nikdo jasně pověřen plněním konkrétních úkolů. Jednoduchým řešením je přidělení tzv. „přímo odpovědných osob“ (v angličtině „DRI – Directly Responsible Individuals“). Každý úkol, rozhodnutí nebo akční krok by měl mít jednoho konkrétního „vlastníka“, který bude zodpovědný za jeho dokončení nebo další posun. Tím se zvýší nejen šance, že se věci pohnou kupředu, ale také bude jasnější, kdo má co na starosti a zda některý z vašich podřízených nemá práce až přespříliš.
Pokaždé schůzku shrňte a rozešlete stručný zápis
Lidé jsou jen lidé – paměť není vždy spolehlivá, a tak může být snadné zapomenout, co se na poradě řešilo a dohodlo. Proto se vyplatí na konci každé schůzky stručně shrnout hlavní body a rozeslat krátký zápis co nejdříve po skončení schůzky, ideálně ještě ten samý den. Zápis by měl být stručný a jasný, měl by obsahovat hlavní závěry, rozhodnutí a úkoly včetně přímo odpovědných osob. Tím zajistíte, že všichni zůstanou na stejné vlně a budou mít jasné pokyny, co je třeba udělat do příští porady.
-mm-